Insourcing is toch ook echt mensenwerk

quionWerk overbrengen van de ene organisatie naar de andere is soms complexer dan gedacht.  De grootste onafhankelijke third party servicer van Nederland, heeft recentelijk werk en daarmee medewerkers ge-insourced  In dit traject hebben we geholpen bij een groot aantal vraagstukken, zoals: hoe ga je om met de mensen die het werk verrichten, hoe selecteer je die, hoe kom je tot goede afspraken over de overgang van deze groep medewerkers en hoe ga je om met verschillen in arbeidsvoorwaarden. Naast deze – wat meer technische vragen – helpen we de organisatie ook bij het zorgdragen voor een soepele overgang van de medewerkers. En dat laatste is essentieel voor het totale welslagen van iedere in- danwel outsourcing.

De start, een helder pad voor ogen

Het insourcen (of vanuit de andere kant geredeneerd outsourcen) van werk is complex. Een helder stappenplan dat je vooraf met zowel de out- als insourcende partij afstemt is van groot belang. Zeker als het gaat om de menskant van de zaak. Waar de wet bepaald of met het werk dat overgaat ook mensen meekomen, bepaal je eerst of dit ook het geval is. Vervolgens plan je alle activiteiten, die omvangrijk zijn, maar essentieel om te doorlopen in een helder tijdspad. Dat kan best wel eens een behoorlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen. Zo is het bijvoorbeeld nodig om in kaart te brengen welke medewerkers welk werk doen, om zo te kunnen bepalen of zij ook daadwerkelijk hun werk volgen naar de nieuwe organisatie. Ook zal je de huidige arbeidsvoorwaarden in kaart moeten brengen en deze kwantificeren als je grote verschillen verwacht.

Arbeidsvoorwaarden, kwantificeren is essentieel

Om echt zicht te krijgen op de verschillen in arbeidsvoorwaarden hebben we met alle partijen deze, meestal kwalitatieve, voorwaarden gekwantificeerd in een rekenmodel.  Door dit te doen krijg je direct zicht op de huidige kosten, maar krijg je ook inzichtelijk welke kosten je zou krijgen als je gaat harmoniseren of arbeidsvoorwaarden aanpast. Er staan je dan geen verrassingen meer te wachten.

Culturele verschillen, altijd iets om rekening mee te houden

De organisatie hecht grote waarde aan het goed laten landen van de nieuwe medewerkers in hun organisatie: De personele transitie is geslaagd wanneer alle medewerkers die overgaan zich ook daadwerkelijk onderdeel voelen van de organisatie, volop kunnen meedraaien binnen de organisatie en zich thuis en gewaardeerd voelen. Daartoe hebben we een passend verander- & onboardingsprogramma opgezet. In een workshop hebben we met medewerkers van beide organisaties gekeken naar de overeenkomsten en verschillen qua cultuur, kernwaarden en communicatie. Dit is vervolgens gebruikt bij de opzet van het programma.

Onderhandelen op veel fronten, een goed doordachte aanpak is noodzakelijk

Er werd tussen de partijen onderhandeld over harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en vervolgens ook met vakbonden om de overgang mogelijk te maken. Een dergelijke aanpak vereist een goede voorbereiding van de betrokken partijen en goede afspraken vooraf. Wij hebben de betrokkenen begeleid in de juiste aanpak van alle onderhandelingen. Overigens helpt dan de aanwezigheid van een juist rekenmodel om op de achtergrond berekeningen uit te voeren ten tijde van de onderhandelingen.

Begeleiden van de verandering, zorgt voor succes(beleving)

Vanaf het begin hebben we in zeer goede samenwerking met de HR afdeling gewerkt aan een helder plan om de medewerkers goed over te laten komen.  Met de wetenschap dat locaties verschillen en cultuur echt anders is bij beide bedrijven zijn er een groot aantal interventies gepland en uitgevoerd om de mensen te begeleiden naar een goede overgang. Naast het zorgvuldig communiceren, is het aandacht geven aan alle vragen die medewerkers hebben natuurlijk een van de eerste punten die opgepakt zijn. Maar ook opleiding, kennismaking en helder maken van afspraken staan centraal. Gaandeweg is daarmee – door de allround aanpak – deze insourcing te omschrijven als een groot succes.