Met welke uitdagingen worden organisaties geconfronteerd bij het aannemen van een solide benadering van People Analytics, en wat kan er worden gedaan om deze problemen aan te pakken?
Ivan Staarman deed onderzoek naar dit onderwerp en heeft zijn bevindingen gedeeld in onze whitepaper over People Analytics.
Online kanalen worden niet langer alleen voor privé doeleinden gebruikt, maar in toenemende mate ook voor werk. Ook in ons werk willen we alle voordelen die we privé ervaren terugvinden, zoals: snelheid, online en eenvoud. In de HR tak wordt dit bewerkstelligd door de implementatie van e-HRM technologieën. E-HRM technologieën nemen administratieve werkdruk weg en ondersteunen de HR medewerker terwijl andere medewerkers gebruik kunnen maken van meer zelfservice. Door de implementatie van e-HRM systemen zullen dus de werkzaamheden van medewerkers veranderen. Tijdens mijn onderzoek focus ik me op de implementatie van e-HRM systemen waarbij ik niet alleen kijk hoe e-HRM het werk beïnvloedt, maar ook hoe de werknemer deze verandering van zijn werk ervaart.
In de huidige HR literatuur ligt de focus vooral op de acceptatie van e-HRM systemen en hoe deze het werk veranderen. Echter, aangezien de focus op medewerkers en hoe zij de organisatie ervaren steeds belangrijker is, is het interessant om inzicht te verkrijgen in de relatie tussen e-HRM systemen en medewerker. Trendwatchers duiden de ervaringen van werknemers aan met de term: Employee Experience. Een positieve Employee Experience zou resulteren in een verbeterde performance. Immers, een medewerker die positieve ervaringen heeft, zal zich meer verbonden voelen met de organisatie en naar waarschijnlijkheid beter presteren.
Tegelijkertijd gaat HR zelf ook door een digitale transformatie. Er zijn veel (nieuwe) tools zoals talentmanagement en recruitment tools, applicaties voor bijvoorbeeld time & attendance en HR cloud oplossingen zoals Workday en Successfactors. Al deze nieuwe technologieën zorgen voor een hele andere beleving van HR, voor HR en voor de medewerkers. Ook kunnen ze zorgen voor efficiencyslagen en kostenbesparingen.
Om dit te realiseren is het essentieel om weloverwogen keuzes te maken. En dit kan alleen als er een goede voorbereiding aan vooraf is gegaan. De realiteit is helaas vaak anders met als gevolg dat de nieuwe technologieën voor meer rompslomp, tijd en kosten zorgen. En dat op z’n vroegst pas na een paar jaar, veel later dan vooraf beoogd, de vruchten worden geplukt van de investering.
Door de veranderende wereld, de impact die dit heeft op organisaties en HR én alle mooie beloften van de HR systemen kan de verleiding toeslaan om heel snel een selectieproces in te schieten. Leveranciers staan te popelen om een Request for Proposal te beantwoorden, mee te denken met HR en een voorstel te doen. Maar hoe goed kan dit voorstel zijn als er intern niet voldoende is nagedacht over de behoeften, de wensen en eisen? Waar moeten de systemen aan voldoen en wat moeten ze bieden? Zijn er bepaalde HR processen waar de focus op moet liggen? Hoe willen we dat de beleving van HR en medewerkers verandert met of door de systemen?
Ook is het van belang om te kijken naar wat er al in huis is. De positieve aspecten en de eventuele tekortkomingen van de huidige systemen zeggen al veel over waar de nieuwe systemen juist wel of niet aan moeten voldoen. Deze informatie is enorm waardevol. Tijdens de voorbereiding kan ook blijken dat de aanwezige HR systemen (nog) niet optimaal worden ingezet maar veel meer zouden kunnen bieden. Is het dan nodig om iets nieuws aan te schaffen of is het beter om de aanwezige systemen beter te benutten?
Bij complexe organisaties met bijvoorbeeld verschillende business units en/of internationale onderdelen vergt dit voortraject vaak meer tijd maar is dit zeker zo belangrijk. Het gaat hier dan onder andere over het inventariseren van de verschillende HR systemen die gebruikt worden maar ook bijvoorbeeld over de verschillen met betrekking tot wet- en regelgeving. En wat is bijvoorbeeld de visie met betrekking tot local vs. global?
Ook wordt de beschikbaarheid én de kwaliteit van HR data vaak niet meegenomen. Waar moet de HR data vandaan komen? Is dit uit verschillende systemen en van verschillende kwaliteit? Een belangrijk doel van de digitale HR transformatie is vaak een verbetering van HR management rapportages. Is dit mogelijk als de input die hiervoor nodig is, de data, niet goed en volledig is? Het is belangrijk om dit mee te nemen in het voortraject zodat hier rekening mee gehouden kan worden in de besluitvorming en eventuele extra stappen kunnen worden ondernomen.
Een mooie en belangrijke bijkomstigheid van een goede voorbereiding is dat in het voortraject de juiste mensen tijdig kunnen worden betrokken. Want een digitale HR transformatie brengt meestal een grote verandering teweeg en bij elke verandering zijn stakeholder-, verandermanagement én communicatie belangrijk. Het gaat hier dan om stakeholders met beslissingsbevoegdheid maar ook om bijvoorbeeld (HR) medewerkers. De verandering kan impact hebben op de hele organisatie en om de verandering succesvol te laten zijn zal deze dan ook gedragen moeten worden door de hele organisatie. Door belanghebbenden, en dit kan dus (bijna) iedereen in de organisatie zijn, te betrekken in het voortraject wordt er vroegtijdig draagvlak gecreëerd.
Employee experience is een breed begrip, waardoor het lastig kan zijn om een startpunt te vinden. Het boek “Employee Experience Advantage” van Jacob Morgan is op dit moment het meest complete en recente werk over dit begrip. Hij vertelt onder andere over zijn onderzoek bij meer dan 250 organisaties, waaronder Facebook en Apple. Uit dit onderzoek blijkt dat de employee experience gevormd wordt door drie elementen: de organisatiecultuur, de technologie en de fysieke werkomgeving.
De organisatiecultuur en de fysieke werkomgeving zijn belangrijke factoren, maar in dit artikel willen we verder inzoomen op de rol van technologie. Om specifieker te zijn: de rol van HR technologie. Wat zijn binnen HR-technologie de belangrijkste punten waar organisaties aan kunnen denken en hoe kan het een positieve bijdrage leveren aan de employee experience?
Allereerst is het belangrijk om een doel te stellen en duidelijk te maken hoe employee experience wordt nagestreefd. De employee experience dient aan te sluiten bij de strategie, de visie en de cultuur van de organisatie. Is duurzaamheid erg belangrijk? Of gaat het meer over innovativiteit of betrouwbaarheid? Of moet er juist meer aandacht uitgaan naar plezier in het werk? Zodra het doel helder is zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de inzet van HR-technologie waar de organisatie rekening mee moet houden:
Als een organisatie het goed aanpakt kan HR-technologie een positieve bijdrage leveren aan de employee experience. Hieronder enkele voorbeelden van hoe onze klanten HR-technologie hebben ingezet om de employee experience die zij willen bereiken te beïnvloeden:
Payrolling wordt over het algemeen niet gezien als het meest spannende onderdeel van HR. Toch is het een complex geheel van regelgeving en systemen. Dit vraagt dan ook om tijd en aandacht van medewerkers. Bedrijven kijken daarom steeds meer naar een gecentraliseerde aanpak van het payroll proces. Deze initiatieven maken payroll managers nerveus. Zij zullen aangeven dat hun specifieke operatie te complex is voor standaardisatie. Toch is het in veel gevallen verstandig een deel van de payrolling te centraliseren. Het andere deel blijft (land) specifiek.
Belasting en sociale regelgeving zijn de onderdelen binnen het payroll proces die land specifiek zijn. Vandaar dat een compleet ‘geglobaliseerd payroll proces’ niet bestaat. Desondanks kan een arbeidsintensief deel van het payroll proces, het nul naar bruto traject, sterk worden vereenvoudigd. Namelijk door gebruik te maken van standaard (global) payroll processen en een global payroll systeem. Ook het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden op globaal niveau heeft voordelen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld vele regels worden vereenvoudigd en de vergelijkbaarheid van voorwaarden tussen landen worden vergroot. Het is dus de kunst te zoeken naar een goede hybride vorm van standaardisatie en maatwerk op regionaal niveau.