Een stapsgewijze handleiding

Het gebruik van data is steeds belangrijker geworden in onze samenleving. Patronen en feitelijke inzichten verkregen uit data helpen ons om één taal te creëren, welke iedere stakeholder begrijpt, en uiteindelijk bedraagt aan het maken van betere geïnformeerde beslissingen.

 Voor de meeste organisatorische afdelingen, zoals operations en sales, is het al jaren ‘normaal’ om data te gebruiken. Enkel lijkt het voor HR-afdelingen nog steeds een uitdaging om strategische en voorspellende analyses die waarde toevoegen binnen de hele organisatie op te leveren (Minbaeva, 2017; Gartner, 2019).

In onze eerste people analytics whitepaper hebben we al vier kritische succesfactoren onthuld waar je als organisatie zijnde aandacht aan moet besteden voor een effectieve people analytics strategie. Technology is één van deze cruciale elementen die impact heeft op de people analytics capaciteiten binnen je organisatie.

Gezien de grote verscheidenheid aan aanwezige tools op de markt, kan het een uitdaging zijn om de juiste people analytics tool voor jouw organisatie te kiezen. In ons nieuwe whitepaper bieden wij een stapsgewijze handleiding aan die je begeleidt bij de selectie van een passende tool: ‘het selecteren van de juiste people analytics tool: A step-by-step guide’ of klik hier:

Meer over people analytics

HR-gegevens effectief gebruiken

Met welke uitdagingen worden organisaties geconfronteerd bij het aannemen van een solide benadering van People Analytics, en wat kan er worden gedaan om deze problemen aan te pakken? 

Ivan Staarman deed onderzoek naar dit onderwerp en heeft zijn bevindingen gedeeld in onze whitepaper over People Analytics. 

Online

Online kanalen worden niet langer alleen voor privé doeleinden gebruikt, maar in toenemende mate ook voor werk. Ook in ons werk willen we alle voordelen die we privé ervaren terugvinden, zoals: snelheid, online en eenvoud. In de HR tak wordt dit bewerkstelligd door de implementatie van e-HRM technologieën. E-HRM technologieën nemen administratieve werkdruk weg en ondersteunen de HR medewerker terwijl andere medewerkers gebruik kunnen maken van meer zelfservice. Door de implementatie van e-HRM systemen zullen dus de werkzaamheden van medewerkers veranderen. Tijdens mijn onderzoek focus ik me op de implementatie van e-HRM systemen waarbij ik niet alleen kijk hoe e-HRM het werk beïnvloedt, maar ook hoe de werknemer deze verandering van zijn werk ervaart.

Employee experience

In de huidige HR literatuur ligt de focus vooral op de acceptatie van e-HRM systemen en hoe deze het werk veranderen. Echter, aangezien de focus op medewerkers en hoe zij de organisatie ervaren steeds belangrijker is, is het interessant om inzicht te verkrijgen in de relatie tussen e-HRM systemen en medewerker. Trendwatchers duiden de ervaringen van werknemers aan met de term: Employee Experience. Een positieve Employee Experience zou resulteren in een verbeterde performance. Immers, een medewerker die positieve ervaringen heeft, zal zich meer verbonden voelen met de organisatie en naar waarschijnlijkheid beter presteren.

HR Technologie

Naarmate ik bezig ben met mijn onderzoek ben ik met verschillende HR trends en onderzoeken tegen gekomen. Technologie verandert ons werk met een enorme snelheid en de mogelijkheden zijn eindeloos. Technologie gaat niet alleen bepaalde taken overnemen, maar daagt ons ook uit om met complexere taken om te gaan. Aangezien de medewerker die met de nieuwe technologieën aan de slag moet gaan hierdoor steeds belangrijker wordt, ben ik benieuwd hoe dergelijke HR technologieën de ervaring van medewerkers beïnvloeden. Daarover binnenkort meer.

Meer over Sylvie

Digitale HR transformatie

Tegelijkertijd gaat HR zelf ook door een digitale transformatie. Er zijn veel (nieuwe) tools zoals talentmanagement en recruitment tools, applicaties voor bijvoorbeeld time & attendance en HR cloud oplossingen zoals Workday en Successfactors. Al deze nieuwe technologieën zorgen voor een hele andere beleving van HR, voor HR en voor de medewerkers. Ook kunnen ze zorgen voor efficiencyslagen en kostenbesparingen.

Goede voorbereiding is het halve werk

Om dit te realiseren is het essentieel om weloverwogen keuzes te maken. En dit kan alleen als er een goede voorbereiding aan vooraf is gegaan. De realiteit is helaas vaak anders met als gevolg dat de nieuwe technologieën voor meer rompslomp, tijd en kosten zorgen. En dat op z’n vroegst pas na een paar jaar, veel later dan vooraf beoogd, de vruchten worden geplukt van de investering.

Door de veranderende wereld, de impact die dit heeft op organisaties en HR én alle mooie beloften van de HR systemen kan de verleiding toeslaan om heel snel een selectieproces in te schieten. Leveranciers staan te popelen om een Request for Proposal te beantwoorden, mee te denken met HR en een voorstel te doen. Maar hoe goed kan dit voorstel zijn als er intern niet voldoende is nagedacht over de behoeften, de wensen en eisen? Waar moeten de systemen aan voldoen en wat moeten ze bieden? Zijn er bepaalde HR processen waar de focus op moet liggen? Hoe willen we dat de beleving van HR en medewerkers verandert met of door de systemen?

De wensen en behoeften voor een nieuw systeem ligt in het huidige systeem verborgen

Ook is het van belang om te kijken naar wat er al in huis is. De positieve aspecten en de eventuele tekortkomingen van de huidige systemen zeggen al veel over waar de nieuwe systemen juist wel of niet aan moeten voldoen. Deze informatie is enorm waardevol. Tijdens de voorbereiding kan ook blijken dat de aanwezige HR systemen (nog) niet optimaal worden ingezet maar veel meer zouden kunnen bieden. Is het dan nodig om iets nieuws aan te schaffen of is het beter om de aanwezige systemen beter te benutten?

Aandachtspunten

Bij complexe organisaties met bijvoorbeeld verschillende business units en/of internationale onderdelen vergt dit voortraject vaak meer tijd maar is dit zeker zo belangrijk. Het gaat hier dan onder andere over het inventariseren van de verschillende HR systemen die gebruikt worden maar ook bijvoorbeeld over de verschillen met betrekking tot wet- en regelgeving. En wat is bijvoorbeeld de visie met betrekking tot local vs. global?

Ook wordt de beschikbaarheid én de kwaliteit van HR data vaak niet meegenomen. Waar moet de HR data vandaan komen? Is dit uit verschillende systemen en van verschillende kwaliteit? Een belangrijk doel van de digitale HR transformatie is vaak een verbetering van HR management rapportages. Is dit mogelijk als de input die hiervoor nodig is, de data, niet goed en volledig is? Het is belangrijk om dit mee te nemen in het voortraject zodat hier rekening mee gehouden kan worden in de besluitvorming en eventuele extra stappen kunnen worden ondernomen.

Tijdige betrokkenheid van de juiste mensen

Een mooie en belangrijke bijkomstigheid van een goede voorbereiding is dat in het voortraject de juiste mensen tijdig kunnen worden betrokken. Want een digitale HR transformatie brengt meestal een grote verandering teweeg en bij elke verandering zijn stakeholder-, verandermanagement én communicatie belangrijk. Het gaat hier dan om stakeholders met beslissingsbevoegdheid maar ook om bijvoorbeeld (HR) medewerkers. De verandering kan impact hebben op de hele organisatie en om de verandering succesvol te laten zijn zal deze dan ook gedragen moeten worden door de hele organisatie. Door belanghebbenden, en dit kan dus (bijna) iedereen in de organisatie zijn, te betrekken in het voortraject wordt er vroegtijdig draagvlak gecreëerd.

Haastige spoed is zelden goed…

Een goed voortraject biedt dus mogelijkheden en als dit wordt overhaast kunnen belangrijke stappen worden overgeslagen. Met nare gevolgen van dien; planningen van implementaties lopen vertraging op, extra investeringen zijn nodig, veranderingen worden niet gedragen en beklijven niet, de projectkosten rijzen de pan uit en de nieuwe HR technologieën leveren meer rompslomp op in plaats van dat ze bijdragen aan een positieve beleving en efficiency.

Dit geldt bij digitale HR transformatie zeker. Intern eerst de juiste vragen stellen, de juiste mensen betrekken, alle informatie verzamelen en uitwerken én de juiste beslismomenten inbouwen zijn belangrijke stappen in de voorbereiding en essentieel voor het laten slagen van een digitale HR transformatie. Dit vergt bij de start meer tijd en inspanning maar op deze manier zal het vervolg van het digitale HR transformatie traject soepeler verlopen én zullen de beoogde resultaten worden opgeleverd

Meer over Ilse

Wat is employee experience?

Employee experience is een breed begrip, waardoor het lastig kan zijn om een startpunt te vinden. Het boek “Employee Experience Advantage” van Jacob Morgan is op dit moment het meest complete en recente werk over dit begrip. Hij vertelt onder andere over zijn onderzoek bij meer dan 250 organisaties, waaronder Facebook en Apple. Uit dit onderzoek blijkt dat de employee experience gevormd wordt door drie elementen: de organisatiecultuur, de technologie en de fysieke werkomgeving.

De organisatiecultuur en de fysieke werkomgeving zijn belangrijke factoren, maar in dit artikel willen we verder inzoomen op de rol van technologie. Om specifieker te zijn: de rol van HR technologie. Wat zijn binnen HR-technologie de belangrijkste punten waar organisaties aan kunnen denken en hoe kan het een positieve bijdrage leveren aan de employee experience?

Waar begin je?

Allereerst is het belangrijk om een doel te stellen en duidelijk te maken hoe employee experience wordt nagestreefd. De employee experience dient aan te sluiten bij de strategie, de visie en de cultuur van de organisatie. Is duurzaamheid erg belangrijk? Of gaat het meer over innovativiteit of betrouwbaarheid? Of moet er juist meer aandacht uitgaan naar plezier in het werk? Zodra het doel helder is zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de inzet van HR-technologie waar de organisatie rekening mee moet houden:

  • Toegankelijkheid. Medewerkers, zowel binnen HR als daarbuiten, moeten met HR-technologie kunnen werken op het moment dat zij dit wensen en op de manier waarop hen dit het beste uitkomt. Hierbij moet er ook rekening mee worden gehouden dat bijvoorbeeld niet alle medewerkers toegang hebben tot een computer; een smartphone app kan in dat geval een goed alternatief bieden. Toegankelijkheid gaat daarnaast ook over tot welke HR systemen en tot welke HR data medewerkers toegang hebben en hoe ze deze toegang kunnen krijgen.
  • Betrouwbaarheid van de HR-technologie. Het gaat over gegevens van medewerkers en dit betreft vaak gevoelige informatie waarvan de privacy moet worden gewaarborgd. Medewerkers vinden het belangrijk dat deze informatie zorgvuldig wordt opgeslagen zodat hun gevoelige data veilig is.
  • Gebruikersgemak en gebruikerservaring. HR-technologie zal beter worden gebruikt wanneer het is ontwikkeld vanuit het oogpunt en de wensen van de medewerker, in plaats vanuit puur de technologische functionaliteiten. Medewerkers weten immers het beste wat de HR-technologie moet kunnen om hun werk uit te voeren. Het gaat echter niet alleen over wat de technologie kan, maar ook over hoe men het gebruikt. Is het makkelijk en intuïtief? Thuis worden de nieuwste telefoons, laptops, iPads, apps en andere technologische snufjes gebruikt en dezelfde intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring wordt ook verwacht tijdens het werk.

Wat zien wij zoal?

Als een organisatie het goed aanpakt kan HR-technologie een positieve bijdrage leveren aan de employee experience. Hieronder enkele voorbeelden van hoe onze klanten HR-technologie hebben ingezet om de employee experience die zij willen bereiken te beïnvloeden:

  • Leuke ervaring: Bij een van onze klanten hebben we een quiz-app voor HR medewerkers geïmplementeerd. Via deze app konden ze spelenderwijs hun kennis van HR vergroten en collega’s uitdagen. Dit leidde tot een hoge fun factor waardoor zij het opdoen van de HR kennis als iets leuks zagen.
  • Gebruiksgemak: Veel klanten gebruiken één HR-systeem waar alles in wordt geregeld: recruitment, talent management, learning, reporting, noem maar op. Gebruikers hoeven dus maar een systeem te leren kennen wat resulteert in een groter gebruiksgemak.
  • Employee & manager self-service: Een andere klant heeft de HR diensten gebundeld in één portaal waar medewerkers en managers alles zelf kunnen regelen. Onderdeel van dit portaal is een grote kennisbank met antwoorden op alle veel voorkomende vragen zodat niemand meer op antwoorden van HR medewerkers hoeft te wachten.
  • Tevredenheidsonderzoeken: We zien ook dat klanten kiezen voor een kleinschalige en regelmatige survey via een app in plaats van een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek. Hiermee meet de organisatie continu de tevredenheid en kunnen ze snel inspringen op ontwikkelingen.

Gecentraliseerde aanpak

Payrolling wordt over het algemeen niet gezien als het meest spannende onderdeel van HR. Toch is het een complex geheel van regelgeving en systemen. Dit vraagt dan ook om tijd en aandacht van medewerkers. Bedrijven kijken daarom steeds meer naar een gecentraliseerde aanpak van het payroll proces. Deze initiatieven maken payroll managers nerveus. Zij zullen aangeven dat hun specifieke operatie te complex is voor standaardisatie. Toch is het in veel gevallen verstandig een deel van de payrolling te centraliseren. Het andere deel blijft (land) specifiek.

Hybride vorm

Belasting en sociale regelgeving zijn de onderdelen binnen het payroll proces die land specifiek zijn. Vandaar dat een compleet ‘geglobaliseerd payroll proces’ niet bestaat. Desondanks kan een arbeidsintensief deel van het payroll proces, het nul naar bruto traject, sterk worden vereenvoudigd. Namelijk door gebruik te maken van standaard (global) payroll processen en een global payroll systeem. Ook het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden op globaal niveau heeft voordelen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld vele regels worden vereenvoudigd en de vergelijkbaarheid van voorwaarden tussen landen worden vergroot. Het is dus de kunst te zoeken naar een goede hybride vorm van standaardisatie en maatwerk op regionaal niveau.

Regionale aanpak

Het land-/regionaal specifieke deel van het payroll proces, het bruto-netto traject, wordt steeds meer de verantwoordelijkheid van de payroll leveranciers. Daar hoort onder andere het doorlopende proces van correcte implementatie van nieuwe (belasting) wetgeving bij. Dit zorgt voor een stuk ontzorging van de organisatie. Het gevolg hiervan is dat het gehele payroll proces minder impact heeft op de interne HR-organisatie. Derhalve is er dus wel degelijk winst te behalen met een gedeeltelijk globale aanpak van het payroll proces.

Meer over Ilse