Met welke uitdagingen worden organisaties geconfronteerd bij het aannemen van een solide benadering van People Analytics, en wat kan er worden gedaan om deze problemen aan te pakken? 

Ivan Staarman deed onderzoek naar dit onderwerp en heeft zijn bevindingen gedeeld in onze whitepaper over People Analytics. 

In de huidige HR literatuur ligt de focus vooral op de acceptatie van e-HRM systemen en hoe deze het werk veranderen. Echter, aangezien de focus op medewerkers en hoe zij de organisatie ervaren steeds belangrijker is, is het interessant om inzicht te verkrijgen in de relatie tussen e-HRM systemen en medewerker. Trendwatchers duiden de ervaringen van werknemers aan met de term: Employee Experience. Een positieve Employee Experience zou resulteren in een verbeterde performance. Immers, een medewerker die positieve ervaringen heeft, zal zich meer verbonden voelen met de organisatie en naar waarschijnlijkheid beter presteren.

Om dit te realiseren is het essentieel om weloverwogen keuzes te maken. En dit kan alleen als er een goede voorbereiding aan vooraf is gegaan. De realiteit is helaas vaak anders met als gevolg dat de nieuwe technologieën voor meer rompslomp, tijd en kosten zorgen. En dat op z’n vroegst pas na een paar jaar, veel later dan vooraf beoogd, de vruchten worden geplukt van de investering.

Door de veranderende wereld, de impact die dit heeft op organisaties en HR én alle mooie beloften van de HR systemen kan de verleiding toeslaan om heel snel een selectieproces in te schieten. Leveranciers staan te popelen om een Request for Proposal te beantwoorden, mee te denken met HR en een voorstel te doen. Maar hoe goed kan dit voorstel zijn als er intern niet voldoende is nagedacht over de behoeften, de wensen en eisen? Waar moeten de systemen aan voldoen en wat moeten ze bieden? Zijn er bepaalde HR processen waar de focus op moet liggen? Hoe willen we dat de beleving van HR en medewerkers verandert met of door de systemen?

Bij complexe organisaties met bijvoorbeeld verschillende business units en/of internationale onderdelen vergt dit voortraject vaak meer tijd maar is dit zeker zo belangrijk. Het gaat hier dan onder andere over het inventariseren van de verschillende HR systemen die gebruikt worden maar ook bijvoorbeeld over de verschillen met betrekking tot wet- en regelgeving. En wat is bijvoorbeeld de visie met betrekking tot local vs. global?

Ook wordt de beschikbaarheid én de kwaliteit van HR data vaak niet meegenomen. Waar moet de HR data vandaan komen? Is dit uit verschillende systemen en van verschillende kwaliteit? Een belangrijk doel van de digitale HR transformatie is vaak een verbetering van HR management rapportages. Is dit mogelijk als de input die hiervoor nodig is, de data, niet goed en volledig is? Het is belangrijk om dit mee te nemen in het voortraject zodat hier rekening mee gehouden kan worden in de besluitvorming en eventuele extra stappen kunnen worden ondernomen.

Allereerst is het belangrijk om een doel te stellen en duidelijk te maken hoe employee experience wordt nagestreefd. De employee experience dient aan te sluiten bij de strategie, de visie en de cultuur van de organisatie. Is duurzaamheid erg belangrijk? Of gaat het meer over innovativiteit of betrouwbaarheid? Of moet er juist meer aandacht uitgaan naar plezier in het werk? Zodra het doel helder is zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de inzet van HR-technologie waar de organisatie rekening mee moet houden:

• Toegankelijkheid. Medewerkers, zowel binnen HR als daarbuiten, moeten met HR-technologie kunnen werken op het moment dat zij dit wensen en op de manier waarop hen dit het beste uitkomt. Hierbij moet er ook rekening mee worden gehouden dat bijvoorbeeld niet alle medewerkers toegang hebben tot een computer; een smartphone app kan in dat geval een goed alternatief bieden. Toegankelijkheid gaat daarnaast ook over tot welke HR systemen en tot welke HR data medewerkers toegang hebben en hoe ze deze toegang kunnen krijgen.
• Betrouwbaarheid van de HR-technologie. Het gaat over gegevens van medewerkers en dit betreft vaak gevoelige informatie waarvan de privacy moet worden gewaarborgd. Medewerkers vinden het belangrijk dat deze informatie zorgvuldig wordt opgeslagen zodat hun gevoelige data veilig is.
• Gebruikersgemak en gebruikerservaring. HR-technologie zal beter worden gebruikt wanneer het is ontwikkeld vanuit het oogpunt en de wensen van de medewerker, in plaats vanuit puur de technologische functionaliteiten. Medewerkers weten immers het beste wat de HR-technologie moet kunnen om hun werk uit te voeren. Het gaat echter niet alleen over wat de technologie kan, maar ook over hoe men het gebruikt. Is het makkelijk en intuïtief? Thuis worden de nieuwste telefoons, laptops, iPads, apps en andere technologische snufjes gebruikt en dezelfde intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring wordt ook verwacht tijdens het werk.

Belasting en sociale regelgeving zijn de onderdelen binnen het payroll proces die land specifiek zijn. Vandaar dat een compleet ‘geglobaliseerd payroll proces’ niet bestaat. Desondanks kan een arbeidsintensief deel van het payroll proces, het nul naar bruto traject, sterk worden vereenvoudigd. Namelijk door gebruik te maken van standaard (global) payroll processen en een global payroll systeem. Ook het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden op globaal niveau heeft voordelen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld vele regels worden vereenvoudigd en de vergelijkbaarheid van voorwaarden tussen landen worden vergroot. Het is dus de kunst te zoeken naar een goede hybride vorm van standaardisatie en maatwerk op regionaal niveau.