Verandering is niet zo eng als sommigen misschien denken, aldus Wilco: “Het lijkt moeilijk omdat mensen verlangen naar wat ze al kennen, maar dat betekent niet dat mensen niet bereid zijn te veranderen. Goede begeleiding en een duidelijk gecommuniceerde visie zijn essentieel om succes te boeken.” Makkelijker gezegd dan gedaan, zou je denken. ”Door de jarenlange ervaring in het veld kunnen we de verandering beheersbaar maken, zonder schade en altijd met de focus op verduurzaming. Je wilt immers vooruit”, legt Sanne uit.

Maar hoe doen we dat? Om ons leven, en dat van de opdrachtgever, wat makkelijker te maken, hebben we de Quintop werkwijze in zes praktische stappen gezet. Bij Quintop gebruiken we deze zes stappen om onze opdrachtgevers te begeleiden bij wat soms een onmogelijke opgave lijkt. Want waar begin je? En hoe ga je om met weerstand? Volg deze zes stappen:

1. Motivatie

Uitgangspunt is de wens of noodzaak om iets te veranderen in de huidige manier van werken.

De beste en meest overtuigende manier om mensen aan boord van een verandering te krijgen, is ervoor te zorgen dat iedereen weet waarom de verandering moet plaatsvinden.

Stel jezelf de volgende vragen:
– Wat gaat er vandaag niet goed en welke schade brengt dit aan ons bedrijf? Kunnen we met deze schade leven, of kan het (serieuze) schade aanrichten?
– Waar gaat business verloren en/of waar zit (onnodige) frustratie in processen of uitkomsten?
– Waar zie je kansen voor de business en/of werkwijzen?

Focus op wat echt moet veranderen, en probeer niet te veel dingen tegelijk te veranderen.

2. Visie

Creëer een overtuigende visie op verandering. Schrijf je veranderingsverhaal en communiceer het.

Na het besef waarom er behoefte is aan verandering, is het belangrijk om j visie te creëren en te definiëren. Begin met het hele verhaal, en focus op de volgende aspecten:
– Waarom doe je wat je doet?
– Welke resultaten hebt u voor ogen?
– Zorg ervoor dat werknemers de verschillende aspecten van de verandering begrijpen en hoe ze samenhangen (indien van toepassing).
– Geef medewerkers voldoende tijd om het te begrijpen en aan boord te komen.

Kies goed hoe jij jouw organisatie aan boord haalt. Deel de visie en verhaallijn met leiderschap, people managers en medewerkers. Vergeet niet dat tegen de tijd dat je als leider het overtuigende verhaal hebt gecreëerd en aan boord bent, (people) managers en medewerkers het voor het eerst horen en misschien wat tijd nodig hebben om aan boord te komen. Denk er dus aan dat je ‘één waarom’ en ’tal van wat’s’ moet hebben.

Vermijd mooie bedrijfstaal, maar kies woorden en definities die iedereen begrijpt. Focus op wat er werkelijk verandert voor de “voeten op straat”, de mensen die het eigenlijke werk dagelijks doen.

3. Doorvertalen

Vertaal samen met uw medewerkers de visie naar concrete doelstellingen en verwachtingen.

Er gaat niets boven participatie om mensen mee te krijgen in verandering(en). Na het creëren van een duidelijke visie is het belangrijk om doelstellingen te bepalen over hoe je jouw visie kunt realiseren. De visie wordt top-down gecreëerd door het management. Om hem praktisch en volledig te maken, moet je je medewerkers erbij betrekken. De doelstellingen worden best bottom-up bepaald.

Om medewerkers te helpen bij het vertalen van de visie naar doelstellingen, richt je je op het feitelijke werk dat zij doen:

  • Hoe werkt dit in de praktijk?
  • Wat zou je helpen in jouw dagelijks leven?
  • Wat zou het werkelijke verschil kunnen maken in efficiëntie of vooruitgang in je dagelijkse werk?
  • Maak het SMART!

Zie je medewerkers als je meest waardevolle bron van informatie. Zij weten wat er speelt!

4. Governance

Zorg voor structuur en duidelijk (veranderings)bestuur. Zorg voor een leidende coalitie die mensen door de verandering leidt: zij hebben tijd, steun en engagement van alle stakeholders nodig.

Zorg voor de juiste governance en structuur:

  • Installeer een team bestaande uit verschillende lagen van de managementorganisatie, dat echt gelooft in deze verandering en de autoriteit heeft om deze uit te voeren.
  • Stel de leidende coalitie in staat om de boodschap uit te dragen en de mensen door de verandering te leiden: zij hebben tijd en steun nodig.
  • Zorg voor een projectteam met de juiste middelen om de (verschillende) verandering(en) in goede banen te leiden.
  • Bouw of vergroot de kennis en vaardigheden binnen de organisatie die nodig zijn om de verandering door te voeren en het nieuwe normaal te verankeren.

Denk goed na over de governance en houd je daaraan, laat geen uitzonderingen toe op deze structuur omwille van de geloofwaardigheid.

5. Leiderschap

Stel medewerkers in staat om de verandering door te voeren. Zorg ervoor dat de leiders de juiste cultuur creëren en de medewerkers leiden en coachen om in de gewenste toekomstige staat te passen.

Leiders zijn altijd belangrijk binnen een organisatie. Bij het doormaken van een verandering wordt dit nog duidelijker. Creëer de juiste omgeving voor leiders en medewerkers om hun teams door veranderingen te leiden:

  • Geef hen de verantwoording en verantwoordelijkheid die nodig zijn om te leiden.
  • Houd hen verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun daden.
  • Stel richtlijnen op voor gedrag: zowel het positieve gedrag dat je aanmoedigt, als het negatieve gedrag dat je niet (meer) accepteert.
  • Communiceer het verwachte gedrag en zorg dat er consequenties zijn, zowel positief als negatief, voor degenen die dat gedrag vertonen. Dit is cruciaal voor de geloofwaardigheid binnen de organisatie.
  • De grootste vijand van je toekomstige succes is je huidige succes.

Geef het goede voorbeeld, onderschat het effect van goed (of slecht) leiderschap niet.

6. Meten

Meet vooruitgang, vier succes en deel lopende uitdagingen en voorgestelde oplossingen.

Met duidelijke en meetbare doelstellingen en een gestructureerd beheer kun je de voortgang van je verandering gaan meten:

  • Houd regelmatig statusupdate-vergaderingen en zorg ervoor dat de juiste mensen betrokken en geïnformeerd zijn.
  • Deel en vier wanneer mijlpalen zijn bereikt. Niets moedigt vooruitgang aan, dan daadwerkelijke vooruitgang.
  • Betrek verschillende mensen bij problemen. Meer mensen kunnen samen betere oplossingen bedenken.
  • Pas aan en onderneem actie wanneer nodig. Wees wendbaar in je aanpak.

Beschik over de juiste instrumenten om je doelstellingen te kunnen meten en rapporteren.

Walk the talk

Het volgen van deze zes stappen gaat je organisatie helpen, maar staat of valt met gewoon ‘volhouden’, aldus Sanne: ”Blijf het goede voorbeeld geven en maak een plan om door te zetten. Neem de tijd om oud gedrag, weerstand en sabotage van de nieuwe manieren van werken te zien en aan te pakken en verduidelijk het verwachte gedrag. Het is belangrijk om geduld te hebben en vast te houden aan het gekozen pad als je wilt dat het succesvol is.” ”Daar ben ik het mee eens en wil daar graag aan toevoegen om te vertragen; neem de tijd om te zien wat er gebeurt en handel daarnaar!”, vult Wilco aan.

Enkele richtlijnen voor leiders in de organisatie om de verandering optimaal te verankeren en naar het nieuwe normaal toe te werken:

  • Doe wat je zegt en geef het goede voorbeeld: anderen zullen eerder bereid zijn het verwachte gedrag te vertonen als hun leider het doet. Als het voor jou als leider moeilijk is, is dat niet erg! Spreek dit uit, want het kan ook voor uw medewerkers zijn en het helpt als je hen meeneemt op uw eigen ‘veranderingsreis’.
  • Maak geen uitzonderingen die je niet nodig hebt of die niet logisch zijn. Als een nieuw proces niet goed werkt, verander dan het proces voor iedereen of accepteer wat wel goed werkt.
  • Wees je bewust van de juiste communicatievormen, stem af en pas je aan op wat nodig is.
  • Onthoud: daden zeggen meer dan woorden.

Uiteindelijk gaat het niet om de woorden maar om de daden.

WAT QUINTOP VOOR JOU KAN DOEN

Heeft jouw organisatie hulp nodig op het gebied van duurzame verandering? Wij begeleiden jouw organisatie en je mensen bij een impactvolle bedrijfsverandering. Wij leveren change management ondersteuning bij de aanpassing aan de nieuwe structuur of manier van werken. Onze methodologie om te focussen op mensen en leiderschap, helpt de organisatie om de prestaties te verhogen en sterker te worden in de toekomst.

Download Quintops zesstappenplan voor duurzame verandering

Neem contact met ons op

Organisaties zagen zich de afgelopen periode gedwongen om direct te reageren op het nieuwe overheidsbeleid: thuisblijven was het devies.

Ondanks dat het coronavirus momenteel nog niet weg is, komt er ongetwijfeld een ‘post-coronatijd’. Als organisatie wil je hierop voorbereid zijn, maar hoe ziet de organisatie eruit en hoe geef je hier sturing aan? Terug naar het ‘oude’ of door naar het ‘nieuwe normaal’, waarbij er veel vanuit huis gewerkt zal worden?

Deze handleiding geeft praktische tips voor de inrichting van jouw organisatie tijdens en na de coronatijd.

https://www.quintop.nl/wp-content/uploads/2020/09/Help-waar-is-mijn-organisatie-DEF.pdf

Een nieuwe benadering om met de huidige corporate veranderingen om te gaan

In een wereld waar verandering de nieuwe constante is, moeten organisaties en hun leiders continu verandering leiden. De sleutel is om de verandering te omarmen in plaats van te proberen deze te plannen. 

In deze whitepaper zullen we verschillende soorten change onderzoeken, de ‘changes of change’ en hoe we verschillende methodologieën kunnen gebruiken om met de huidige bedrijfsveranderingen om te gaan. 

Klik hier om het whitepaper te downloaden. 

Het toverwoord

Voor de werkende beroepsbevolking geldt daarnaast dat de manier van werken steeds verandert; flexibiliteit is het toverwoord en als je niet ‘Agile’ kunt werken binnen een ‘Scrumteam’ dan heb je de boot gemist. En hoewel lang niet alle bedrijven deze flexibele en kort-cyclische manier van werken volledig en consequent doorvoeren, zien we dat actueel inspelen op de (markt)situatie steeds belangrijker wordt. Dit stelt andere eisen aan werknemers. Veranderen is structureel geworden.

Duurzame flexibiliteit

Quintop HR Change & Advisory heeft een portfolio aan interventies ontwikkeld waarmee we bedrijven en haar medewerkers helpen om nu en in de toekomst verzekerd te zijn van de juiste mensen op de juiste plaats. Met een gedegen analyse en uitgekiende ontwikkeltrajecten ondersteunen we werkgevers en werknemers om vakbekwaam, gezond en met plezier te kunnen blijven werken.

“Wat als we investeren in onze mensen en ze gaan weg?” - “Wat als u niet investeert en ze blijven?``

Vier focus gebieden

Door het in kaart brengen van de arbeidsbehoefte van de werkgever aan de ene kant en het arbeidspotentieel van de werknemers aan de andere kant, kunnen we tijdig een eventueel dreigende mismatch voorkomen. Door goed doordachte ontwikkeltrajecten voorkomen we dat werknemers binnenkort maar ook op latere leeftijd de juiste kennis en vaardigheden missen waardoor ze de aansluiting op de arbeidsmarkt gaan missen. Tijdens de verkenning richten we ons, samen met de werkgever, op 4 aandachtsgebieden;

  • Sluit het personeelsbestand nu en in de toekomst aan op de gevraagde werkzaamheden?
  • Zijn de werknemers voldoende fit om hun werk te kunnen (blijven) doen?
  • Beschikken de medewerkers over de juiste kwalificaties voor hun huidige functie?
  • Zijn de medewerkers voldoende flexibel om eventueel veranderende werkomstandigheden op te vangen?

En dan...

Na deze scan bepalen we, wederom in nauwe samenwerking met de werkgever, de strategie met bijbehorend uitvoeringsplan zodat de flexibele, fitte inzetbaarheid van uw medewerkers nu en in de toekomst geborgd is.

Bij een krimpende beroepsbevolking is het ook voor werkgevers pure noodzaak om tijdig te investeren in duurzame flexibiliteit van hun medewerkers. We hebben iedereen hard nodig!

1. Ambitie: aansluiten op doelstellingen & belangrijkste HR-uitdagingen

Wat is strategie nou eigenlijk? Vaak wordt daarbij gedacht aan conceptuele, vage en abstracte zinnen die wat over een wenselijk toekomstperspectief zeggen. Dat laatste klopt. In feite zou een strategie een concreet plan moeten zijn voor het overwinnen van moeilijkheden en obstakels; een concrete reactie op een uitdaging. Om een goede HR-strategie te creëren, moet je eerst zorgen dat de algemene bedrijfsdoelstellingen gesteld zijn. Hieraan dient de HR-strategie bij te dragen. Daarnaast is het bepalen van de belangrijkste HR-uitdagingen cruciaal. Processen, structuur, mensen, leiderschap en cultuur zijn hierin belangrijke elementen. Het diagnostische HC Bridge Framework van Boudreau & Ramstad kan hierin houvast bieden. Het opstellen van de ambitie door doelstellingen en uitdagingen te benoemen biedt het gezamenlijke uitgangspunt voor het verdere implementatieproces van de HR-strategie.

2. Analyse: extern & intern

Stap 2 is het uitvoeren van een externe en interne analyse. De combinatie van divergeren en convergeren is hierbij van groot belang. Eerst maak je de externe analyse, die resulteert in concreet inzicht in actuele trends en andere omgevingsfactoren die het bedrijf (kunnen) beïnvloeden in de nabije toekomst. Leiders in de industrie, startups en andere markt innovators, netwerken en marktonderzoeken zijn behulpzame bronnen. Hierbij is divergeren van belang, brede kansen en uitdagingen worden geanalyseerd. De interne analyse moet door inzet van zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie organisatorische sterktes en zwaktes blootleggen. Gerichte data-analyse kan hierin verrassende en verhelderende inzichten bieden. Op basis hiervan kunnen resultaten uit de externe – en interne analyse gecombineerd worden. Convergeren is in dit stadium belangrijk, om mogelijke impact op de HR-organisatie zo concreet mogelijk te krijgen.

3. Focus: prioriteiten & actieplan

In deze fase is het zaak prioriteit en focus aan te brengen op de eerder vastgelegde kritische uitdagingen. Een goede manier om strategische keuzes te maken is door de ‘must do’s’ en ‘must have’s’ te definiëren: onderdelen die de HR-dienstverlening minimaal moet bieden en waar services aan moeten voldoen. Stel hierbij kritische vragen die triggeren om de juiste lange termijn keuzes te maken. Een artikel dat hierbij goed van pas kan komen is ‘10 timeless tests to challenge your strategy’. De volgende stap is het moeilijkst, maar cruciaal: prioriteren. Vaak gebeurt dit op basis van beschikbaarheid van budget en/of FTE’s. Op basis hiervan kunnen vervolgens concrete acties worden benoemd en gepland in een strategisch actieplan. Het volgen van deze stappen levert dus strategische, actiegerichte planning op, waarmee er heldere focus is op de te nemen stappen.

4. Uitvoering: support, communicatie & urgentie

Een goed opgesteld plan maakt weinig impact zonder de juiste uitvoering. Die uitvoering kent 3 belangrijke voorwaarden: zichtbare support van het management, effectieve communicatie en het voeren van de juiste urgentie.

Zichtbare steun van het management kan helpen bij het creeren van begrip en commitment bij medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld met townhalls of workshops. Het benadrukken van de relevantie die bijdragen op team- of zelfs individueel niveau hebben, kan positieve effecten hebben op de algehele betrokkenheid. Het hebben van ambassadeurs die leidende rollen binnen de organisatie hebben helpt ook. Daarnaast dienen de plannen continu gecommuniceerd te worden. En bij feedback of aanpassingen die de plannen doen veranderen is het goed daarbij ook alle betrokkenen te betrekken. Het delen van de lessons learned kan voor veel support zorgen.

Tenslotte is het hebben en behouden van urgentie op uitvoering van de HR-strategie zwaarwegend. Dit zorgt voor toezegging van de juiste resources en houdt de focus daar waar hij zijn moet. Het bijhouden en delen van de voortgang tijdens reguliere evaluatie- en communicatiemomenten kan ervoor zorgen dat de HR-strategie bij alle betrokkenen on top of mind blijft.

Deze vier eenvoudige stappen – ambitie, analyse, focus en uitvoering – kunnen je als HR-professional helpen bij het creëren van een concreet en passend strategisch plan dat waarde toevoegt aan je bedrijf of opdrachtgever.

Organisatie impact van vergrijzing

Deze oudere generatie medewerkers kampt vaker met gezondheidsproblemen. Verzuim neemt daardoor toe, en motivatie is niet altijd even hoog meer. De organisatie kampt met de consequenties: verhoogde personeelskosten, verminderde flexibiliteit, verlies aan aantrekkelijkheid als werkgever en uitstroom van kennis en ervaring die lastig op te vangen is. Duurzame inzetbaarheid kan hier oplossingen bieden.

Wat is duurzame inzetbaarheid?

Door onder meer de verhoging van de AOW-leeftijd, is duurzame inzetbaarheid bij veel organisaties onder de aandacht. Het wordt vaak geassocieerd met de ‘oudere medewerker’. Volgens de Sociaal Economische Raad (2009) bestaat duurzame inzetbaarheid uit drie specifieke elementen: werkvermogen, vitaliteit en employability. Werkvermogen verwijst hierbij naar de mate waarin men lichamelijk en psychisch (zoals motivatie) in staat is om te werken. Bij employability gaat het om flexibiliteit: zijn medewerkers in staat om nu én in de toekomst verschillende werkzaamheden en functies te vervullen? Tot slot staat vitaliteit voor het energieke aspect: in hoeverre is iemand fit en veerkrachtig genoeg om het werk uit te (blijven) voeren? Deze drie elementen van duurzame inzetbaarheid zijn belangrijk voor iedere medewerker, ongeacht leeftijd. Hiermee is duurzame inzetbaarheid dus niet alleen belangrijk voor de oudere medewerker, maar voor de gehele organisatie. Wat levert het op?

Meerwaarde en aanpak

Duurzame inzetbaarheid kan niet alleen veel betekenen voor de oudere medewerkers, maar juist ook voor de gehele organisatie. Met de juiste toepassing kan het zorgen voor hoge gedrevenheid en goede toekomstperspectieven onder medewerkers. Met hebben van een gedeeld begrip van wat duurzame inzetbaarheid voor de organisatie betekent, wordt een gezamenlijk startpunt gemaakt. Van daaruit is het zaak te zorgen dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het duurzame inzetbaarheidsbeleid, capabel zijn om het gesprek met medewerkers te voeren. Ook het creëren van openheid rondom het onderwerp levert veel op. Het maakt dat men durft te praten over hoe hij of zij in het werk zit en hoe hij of zij de toekomst ziet voor zichzelf. Dit kan ook buiten de organisatie zijn. Hoe duidelijker de toekomstbehoeften, hoe prettiger de samenwerking vaak kan zijn. Alleen het gesprek op gang brengen kan al zorgen voor toenadering van beide kanten, wat de werkbeleving flinke stimulans kan brengen.

De veranderende HR-functie

Dave Ulrich introduceerde verschillende begrippen om de HR-functie te moderniseren, met de belangrijkste pijlers: HR-business partnering (strategische business afstemming), shared services (operationele support van medewerkers/managers) en HR Centers of Excellence (CoE, waar diepgaande kennis ligt met betrekking tot specifieke HR-thema’s, zoals bijvoorbeeld Learning, Recruitment, Rewards). Bij organisaties die HR op deze manier hebben vormgegeven zien we dat het focus geeft en synergievoordelen oplevert.  Er komt meer ruimte om in te spelen op de wensen en het welzijn van de medewerkers, de employee experience. Ook kan de business beter ondersteund worden met strategische vraagstukken. Door een sterk HR Operating-model te implementeren, kan HR meer waarde toevoegen aan de organisatie.

De uitdaging van een nieuw HR Operating Model

Elke verandering binnen een organisatie gaat gepaard met uitdagingen, en een nieuw HR Operating-model is geen uitzondering. Voor de HR Business Partner (HRBP) ligt de uitdaging in de verandering van taken en verantwoordelijkheden en de verandering in de gevraagde competenties. Dit ligt niet alleen bij de HRBP, ook de organisatie moet de HRBP hiervoor de mogelijkheden bieden.

Wat de HRBP nodig heeft van de organisatie

Om als HR Business Partner optimaal te functioneren, is het volgende nodig van een organisatie:

  • Een sterke HR Shared Services-functie die zorgt voor de administratieve en operationele HR taken zodat de HRBP hier niet verantwoordelijk voor is.
  • De tools om advies te geven, zoals een goed HR-systeem en een HR-data-analyse tool.
  • Een goede samenwerking met de Centers of Expertise zodat er samen oplossingen worden gemaakt waar de organisatie op kan verder bouwen
  • De juiste competenties, zoals het opbouwen van partnerschappen met business leaders en het hebben van een strategische focus.

Wat vraagt dit van de HRBP

Naast veranderingen vin taken en verantwoordelijkheden vraagt deze veranderende HRBP-rol ook andere competenties. We zien met name de grootste verandering bij de volgende competenties:

  1. Het opbouwen van netwerken en relaties met business leaders: de HRBP moet hierbij goed kunnen samenwerken met managers met verschillende achtergronden. Goed luisteren, communiceren en advies en aanpak afstemmen op de specifieke uitdagingen van de manager zal daarbij een sterke bijdragen leveren.  
  2. Digitale kennis en expertise: hoewel de HRBP niet zelf nieuwe tools hoeft te ontwikkelen of implementeren helpt het wel als de HRBP makkelijk werkt met de aanwezige HR-tools en hierbij ook de managers kan ondersteunen. Ook HR-data-analyse kan een sterke toegevoegde waarde hebben voor de business. Het analyseren van gegevens over recruitment, doorloop, ontwikkeling en productiviteit kan data-gedreven besluitvorming ondersteunen.  
  3. Kennis hebben van de business: naast HR kennis en expertise is het hebben van kennis van de business cruciaal. Als HR-professional moet je kennis van de markt en industrie hebben waarin je werkzaam bent. Weten met welke uitdagingen managers te maken hebben en hier het strategische HR advies op aanpassen.
  4. Uitgebreide en up-to-date HR-kennis: op de hoogte zijn van HR-trends en recente thema’s op het gebied van HR is onmisbaar als HRBP. Denk hierbij aan Reporting & analyse, in- & outsourcing, learning & development, performance management en beleidsvoering voor compensation & benefits zijn hiervan recente voorbeelden. Diepgaande kennis van specifieke HR-domeinen kan het verschil maken.

Het blijven ontwikkelen van deze competenties zal de HRBP helpen om een plek te vinden tussen de business leaders. Waar de HRBP als volwaardig gesprekspartner zal worden gezien en actief worden betrokken bij het maken van strategische (business) beslissingen.

Ontdek hoe Quintop je bedrijf kan helpen bij het optimaliseren van je HR-functie en het implementeren van toekomstbestendige Shared, Outsourced en Global Business Services. Onze no-nonsense specialisten staan klaar om je te helpen. Aarzel niet en stuur ons een bericht via onze website of bel!

contact