Effectieve communicatie is essentieel voor managers tijdens reorganisaties. Reorganisaties zijn vaak ingrijpende processen die leiden tot veranderingen in de organisatiestructuur en de directe taken en werkzaamheden van medewerkers. Als manager is het belangrijk om op een duidelijke en transparante manier te communiceren over deze veranderingen om de betrokkenheid en motivatie van medewerkers te behouden. Waar mogelijk is het aan te raden zo specifiek mogelijk te zijn. Geef daarom antwoord op vragen zoals; ‘Wat gaat er de komende tijd gebeuren?’, ‘Wat kan ik verwachten?’, ‘Wat verandert er voor mij?’ en ‘Wat verwacht je van mij na de reorganisatie?’.

Communicatie moet ook tweerichtingsverkeer zijn. Medewerkers moeten de ruimte krijgen om vragen te stellen en feedback te geven. Managers moeten openstaan voor deze feedback en deze meenemen in hun beslissingen. Dit vergroot het gevoel van betrokkenheid en vertrouwen van medewerkers. Maar vraagt ook ruimte in je eigen agenda, dus zorg dat je die hebt. Vaak is het management al weken bezig met voorbereidingen voor een reorganisatie, maar krijgen medewerkers onvoldoende tijd om aan het idee te wennen. Geef daarom medewerkers de ruimte die zij nodig hebben om hun feedback te geven, zorgen te uiten en hun vragen te stellen.

Samenvattend: Effectief communiceren tijdens een reorganisatie begint met het in kaart brengen van de doelgroep, het formuleren van een heldere boodschap, het mogelijk maken van tweerichtingsverkeer en het monitoren en aanpassen van de communicatie. Dit geeft medewerkers een gevoel van betrokkenheid en vertrouwen, waardoor de kans op succesvolle afronding van de reorganisatie wordt vergroot.

Alleen dan kunnen medewerkers met een duidelijk beeld en een goed gevoel de toekomst tegemoet gaan.

De wereldeconomie wordt de laatste tijd beïnvloed door verschillende factoren zoals de oorlog in Oekraïne, stijgende energieprijzen en inflatie. Deze ontwikkelingen hebben een impact op bedrijven en hun werknemers, een reorganisatie behoort tot de mogelijkheden. Maar hoe kun je je daar als ondernemer het beste op voorbereiden? Welke fouten zijn te voorkomen? Om antwoord te geven op deze vraag, gingen we in gesprek met Esther van der Meulen, Partner en advocaat arbeidsrecht bij Lexence, en Wilco Bontenbal, Partner en business transformatiespecialist bij Quintop. Zij vertellen over hun ervaringen met reorganisaties, elk vanuit hun eigen discipline.

Reorganisaties zijn niet nieuw. Er zijn al jaren economische bewegingen die de keuze tot herorganiseren noodzakelijk maken. Esther en Wilco merken de veranderingen in hun deelgebieden klein zijn: ‘’Juridisch is er in de formele ontslagroute wel het een en ander veranderd. Zo was er in het verleden geen ontslagvergoeding verschuldigd als het UWV-toestemming gaf om op te mogen zeggen. Maar een preventieve ontslagtoets geldt al sinds jaar en dag. Wat me wel opvalt is dat in sommige sectoren ondanks personeelstekorten toch ook herstructureringen plaats moeten vinden. Die dynamiek is bijzonder,’’ aldus Esther.

Wilco sluit zich daarbij aan: “Grote veranderingen zijn er niet, al heeft digitale ontwikkeling ons veel gebracht in de begeleiding van reorganisaties. We kunnen nu persoonlijke begeleiding bieden, zelfs bij grote reorganisaties. Door goede informatievoorziening en meer persoonlijke opvolging zorgen we naast overzicht ook voor een betere ervaring voor iedereen, zowel tijdens als na reorganisaties. Ook begeleiding naar werk wordt hierdoor makkelijker, beter en passender.’’

Als organisatie is het belangrijk om grip te houden op een verandering die komen gaat. Om dit te kunnen doen, is het verstandig om kennis en expertise in huis te hebben. Esther benoemt hierin (arbeids-)juridische kennis, kennis in onderhandelingen met vakbonden of kennis van de uitvoeringsstappen.

Wilco adviseert om de reorganisatie als project in te richten, met een ervaren projectleider die voortgang, overzicht en bewaking van belangrijke (financiële) milestones in de gaten houdt. En omdat veranderingen in organisatie ontwerp zorgen voor verandering in je reorganisatie aanpak, is het ook belangrijk volgens Wilco om de data over de stappen die medewerkers moeten doen in reorganisaties bij te houden: ‘’Ook de – vaak vertrouwelijke – behandeling van alle stapjes die medewerkers moeten doen in reorganisaties moeten bijgehouden worden en worden gedocumenteerd. Daar vooraf ondersteuning voor inregelen is belangrijk.’’

Lexence en Quintop helpen bedrijven om zo succesvol mogelijk door een reorganisatie te gaan. Wilco legt uit: ‘’ Onze HR Consultants helpen vaak bij het projectmanagement van reorganisatie, maar ook bij de uitvoering van de verschillende stappen, van business case maken tot en met mobiliteitsvoorzieningen inrichten. En van functiebeschrijvingen maken tot change management. HR Consultants zorgen dat er een duidelijke lijn, aanpak en haalbare tijdslijn is, met een speciale aandacht voor de medewerkers die de reorganisatie meemaken.’’

Een eerlijk verhaal en een goede business case helpen enorm om het beoogd resultaat bereiken, aldus Esther. Als je moet onderhandelen met de vakbonden over een sociaal plan, is het handig om best practices te kennen.

Tot slot vroegen we hen hun belangrijkste les te delen in hun ervaring met reorganisaties. Esthers les is om altijd een transparant verhaal te hebben: “Als je geen transparant verhaal hebt, prikken UWV/OR of medewerkers hier doorheen. Als je een goed verhaal hebt, is reorganiseren niet ingewikkeld, omdat het UWV enkel een lijstje afvinkt en de ontslagvergoedingen op voorhand bekend zijn.” Wilco sluit af met: ‘’Goed plannen is naast heldere communicatie key. Een reorganisatie is overzichtelijk en goed te begeleiden, mits iedereen weet waar hij of zij aan toe is en er voldoende tijd wordt uitgetrokken om een duidelijk plan te maken.’’

Inmiddels heb ik ongeveer 10 jaar werkervaring binnen het Human Resources domein. Ik ben begonnen op de HR administratie en ben vervolgens doorgegroeid naar een HR adviseur/Business Partner rol, eerst in een Nederlandse en later in een internationale omgeving. Na dit een aantal jaar gedaan te hebben kreeg ik de kans om me verder te ontwikkelen en heb ik een groot HR transformatie traject geleid; binnen de EMEA (Europe, Middle-East & Africa) regio werden alle meer administratieve en repetitieve HR werkzaamheden uit de lokale operaties gecentraliseerd naar een regionaal HR Shared Services Center. Daar kwam van alles bij kijken: van het zoeken naar een geschikte locatie voor het kantoor in Warschau (Polen) en het werven van medewerkers voor het Service Center die verschillende talen spraken (Frans, Spaans, Duits, Italiaans, Nederlands, etc.). Maar ook het voorbereiden van de transitie samen met de HR teams in alle landen: welke werkzaamheden kunnen gecentraliseerd worden, hoe richten we de processen vervolgens in, het outsourcen en standaardiseren van de salarisadministratie maar ook het voorbereiden van de change en communicatie, geven van workshops over het nieuwe HR operating model en implementeren van een nieuw HR systeem.

Op een gegeven moment begon het bij mij te kriebelen dat ik graag binnen HR wilde werken, maar ook projectmatig wilde werken en verschillende soorten organisaties wilde leren kennen. Toen kwam ik tot de conclusie dat een baan als HR consultant mij wellicht zou liggen.

Binnen Quintop voel ik me een onderdeel van een kleine hechte groep van fijne collega’s en kan ik tegelijkertijd diverse opdrachten uitvoeren bij interessante organisaties. Daarnaast kan ik veel leren van de ervaren collega’s waarmee ik samenwerk, en kan ik op mijn beurt ook mijn kennis en ervaringen delen met de meer junior collega’s.

In onze praktijk en veelheid aan reorganisaties waarbij we betrokken zijn geweest zien we grofweg twee manieren van communiceren. De eerste is de minst prettige voor medewerkers, namelijk het zogenaamde ‘met de doos buitenzetten’ methode. Hierbij zien we dat medewerkers snel, bijna verborgen, de organisatie moeten verlaten. Communicatie is minimaal. En om te voorkomen dat je afspraken moet maken met OR of vakbonden worden er soms individuele vaststellingsovereenkomsten afgesloten tussen medewerker en werkgever. Vaak laat een dergelijke wijze van acteren enerzijds voor de achterblijvers een zwart gat achter en anderzijds voor de verlaters een ongewenst en afgescheept gevoel.

De tweede is meer gericht op transparantie en betrekken van medewerkers (zowel de blijvers als de medewerkers die verder moet gaan kijken). In deze aanpak probeer je aandacht te hebben voor het informeren, betrekken van alle stakeholders. Dus naast medewerkers zijn ook OR en vakbonden in scope. En zo veel mogelijk vanaf het begin. Leg uit, zorg voor een helder, eerlijk proces en maak inzichtelijk wat overwegingen zijn en de uiteindelijke richting is. Medewerkers die met een positief gevoel de organisatie verlaten, hoe vervelend de uitkomst ook is, zullen eerder als een ambassadeur optreden wat de reputatie van de organisatie weer ten goede komt. Spreekt bijna voor zich dat we zien dat de tweede manier van communiceren leidt tot beter resultaat. Maar hoe doe je dat? We schetsen de belangrijkste aandachtspunten.

Premier Rutte laat het goede voorbeeld zien in de afgelopen periode. Het is van belang om de boodschap duidelijk te brengen, ruimte te geven aan de emoties van je toehoorders (laat ook vooral stiltes vallen) maar voorkom dat het gaat over je eigen sores. Niemand heeft er behoefte aan om te horen hoe moeilijk het voor jou persoonlijk is. Zorg vooral voor een passende toon, waaruit blijkt dat je de situatie begrijpt en naar waarde inschat.  Zorg ook voor aandacht, maar wees vooral helder. Herhaal je boodschap zonder overdrijven en geef blijk van vertrouwen in het proces en de gekozen manier. Blijf achter je eigen aanpak staan. 

Voor wat betreft de inhoud van je verhaal staat continuïteit centraal. Je wilt aangeven dat reorganisatie noodzakelijk is voor de continuïteit van de organisatie. Maar je wilt ook dat medewerkers continuïteit ervaren in hun werk. Zaken lopen door tijdens de verbouwing. Klanten moeten nog steeds goed bediend worden. Om dat te waarborgen is het noodzakelijk om de verbinding te maken tussen het toekomstmodel en hoe dit de enige manier is dat bijdraagt aan de continuïteit van de organisatie bij te dragen. Maak duidelijk dat het echt nodig is. Ook vakbonden zullen hierin geïnteresseerd zijn.

Wellicht lastiger te realiseren en niet direct in het belang van de onderneming, maar probeer je medewerkers te helpen naar nieuw werk. Diverse regelingen en wetgeving laat zien dat men verwacht van werkgevers dat zij meehelpen en ondersteunen bij de transitie van werk naar werk. Het ontwikkelen en inrichten van een eigen mobiliteitscentrum kan ondersteunen, maar ook zijn er financieel ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid.

‘Succesvol’ is een relatief begrip wanneer het gaat om reorganiseren. Een reorganisatie raakt, anders dan bij andere verandertrajecten zoals de implementatie van een nieuw systeem, ook de persoonlijke situatie van medewerkers. Een nieuwe of aangepaste functie, verandering of verlies van inkomen of in het ergste geval het verliezen van een baan. Hoe kan dat nou succesvol zijn? Wij beschouwen een reorganisatie succesvol, wanneer zowel medewerker als organisatie tevreden zijn met het eindresultaat.

Invulling geven aan genoemde succesfactoren vraagt om expertise vanuit verschillende disciplines, zoals communicatie, coaching, organisatieadvies en juridische ondersteuning. Ook kunnen bij de uitvoering van een reorganisatie beproefde concepten, processen en templates helpen bij het behalen van het gewenste resultaat. Quintop heeft haar kennis en ervaring op het gebied van reorganiseren samengebracht in een eigen tool; “De Reorganiser”. De Reorganiser biedt een zorgvuldige aanpak en expertise waarmee het reorganisatieproces efficiënt en zorgvuldig kan worden doorlopen, de medewerker op een correcte manier behandeld wordt en aan de wettelijke eisen voldaan wordt.