Whitepaper

Global Business Services

6 trends in Global Business Services

In de afgelopen tien jaar zijn veel bedrijven begonnen aan een reis naar verdere ontwikkeling van hun bedrijfsmodellen. In recente jaren hebben bedrijven hun HR-activiteiten geëvolueerd van HR-teams per bedrijfslocatie naar in-house Shared Services (SSC) en Business Process Outsourcing (BPO) voor verhoogde efficiëntie. Nu in-house SSC en BPO een redelijk volwassenheidsniveau hebben bereikt, is een breder strategische aanpak nodig. Op zoek naar verhoogde synergieën zijn de shared services- en uitbestedingsmodellen gestaag geëvolueerd naar een meer holistische versie van zichzelf: Global Business Services (GBS).

De opkomst van Global Business Services

GBS groepeert de ondersteunende functies van een bedrijf, zoals Financiën, Inkoop, IT en Human Resources (HR), in een cross-functionele structuur. GBS komt in vele vormen, groottes en varianten: met regionale of wereldwijde centra, waarbij onshore-, nearshore- en offshore-diensten worden gecombineerd met meerdere soorten sourcen – in-house en uitbesteding. GBS biedt meer waarde voor bedrijven tegen lagere kosten als gevolg van de kruisbestuiving van organisatie, optimalisatie, kennis en middelen.

Maar de evolutie van GBS houdt daar niet op. De toekomst is al hier met Global Integrated Business Delivery, die GBS een stap verder brengt door alle ondersteunende diensten op te nemen en innovatieve technologie en analytics te gebruiken voor maximale efficiëntie. Met Global Integrated Business Delivery kunnen bedrijven een naadloos en geïntegreerd servicemodel realiseren dat hun ondersteunende functies optimaliseert en de algehele bedrijfsprestaties verbetert.

Hoewel Global Integrated Business Delivery veel mogelijkheden biedt, is GBS-implementatie vaak de cruciale eerste stap in het optimaliseren van de servicelevering. In dit artikel hebben we een selectie van ontwikkelingen in GBS verzameld om uw organisatie te helpen haar volledige potentieel te benutten.

Trend 1: Cross-functionele optimalisatie

In een ondersteunende functie is het verleidelijk om alleen binnen het eigen domein te optimaliseren en te stoppen op de punten waar een proces wordt overgedragen aan een andere afdeling. De focus van die functie ligt dan op haar eigen toegevoegde waarde en operationele verbeteringen. Echter, omdat GBS over functies heen werkt, zien we nu een structurele verschuiving in het denken naar end-to-end processen en trajecten. Als gevolg daarvan benutten organisaties kansen die voorheen over het hoofd werden gezien. Bijvoorbeeld, waar een HR-SSC succesvol was in het verminderen van kosten voor alleen de HR-administratie en looninvoer, is er in een GBS-omgeving ruimte om een breder business case op te bouwen met IT en Financiën om de processen end-to-end te verbeteren ten behoeve van het bedrijf als geheel.

Door het eens te worden over een gezamenlijke GBS-roadmap over functies heen, worden plannen en investeringen gebaseerd op bredere zakelijke doelstellingen. Dit versnelt de ondersteunende functies van het bedrijf. Echte end-to-end procesverbeteringen vereisen een breder perspectief op het ontwikkelen van ideeën en het implementeren van oplossingen in plaats van alleen binnen een silo te kijken. En dat is precies waar GBS om draait: het signaleren, analyseren en benutten van deze collectieve kansen voor de organisatie.

Trend 2: Inzetten van intelligente automatisering

Cloudoplossingen hebben veel gebracht in de wereld van shared services en business process automation. Organisaties vinden echter dat de vele beschikbare tools het moeilijker maken om dingen eenvoudig te houden en processen transparant te maken. GBS geeft richting en versnelt automatisering door slimme processen integraal te ontwerpen. Onder centraal toezicht worden strategische prioriteiten vertaald in een automatiseringsroadmap. Dit voorkomt dat een organisatie steeds meer gefragmenteerde processen en tools heeft. De meest gebruikte automatiseringstechnologieën zijn systeemintegraties, workflows, digitale formulieren en goedkeuringen/e-handtekeningen, robotproces automatisering (voor repetitieve taken) en digitaal documentbeheer (inclusief opslag en retentie). GBS zet zich ook in voor het ontwikkelen van een digitale bedrijfscultuur, evenals hoe medewerkers binnen de organisatie samenwerken. Op basis van de bredere organisatiestrategie is GBS in staat om betere lange termijn investeringsbeslissingen te nemen. Dit betekent dat de gekozen technologie- of automatiseringsoplossingen een hoger ‘rendement op investering’ kunnen opleveren en een grotere betrokkenheid van de organisatie kunnen bereiken.

Trend 3: Hogere productiviteit, lagere kosten

In het afgelopen decennium hebben bedrijven de productiviteit verbeterd door diensten te centraliseren in een SSC of uit te besteden aan een BPO-partner. Tegelijkertijd werd werk overgebracht naar landen met lage kosten in Oost-Europa of Azië. Besparingen werden gerealiseerd door centralisatie en lagere arbeidskosten. Organisaties die de overstap maken van een SSC- of BPO-model naar een GBS-model merken dat hun kosten al laag zijn, zelfs voordat ze deze overgang maken. Toch gaat de toegevoegde waarde van het hebben van een organisatiestrategie voor GBS verder dan centralisatie en arbeidsarbitrage. Met een focus op bredere zakelijke doelstellingen kan GBS bijdragen aan de productiviteit en kostenbesparingen van de organisatie op een ander niveau, waarbij de reeds aanwezige drive voor efficiëntie van SSC- en BPO-modellen wordt verhoogd tot het niveau van toegevoegde waarde voor het bedrijf. Een belangrijke reden hiervoor is het bredere perspectief van GBS – door te kijken naar de ondersteunende functies helpt het bronnen van inefficiëntie bloot te leggen die voorheen verborgen waren. Als gevolg daarvan hebben procesverbeteringen die binnen een GBS-organisatie worden uitgevoerd het potentieel om zelfs een hogere productiviteit en lagere kosten te bereiken.

Trend 4: Virtuele Teams ‘In de Mix’

De Covid-19-pandemie heeft ons geleerd dat, waar de aard van het werk het toelaat, werken in virtuele teams een uitstekend alternatief is voor werken op één locatie. Met de versnelde ontwikkeling van online samenwerkingstools is virtuele samenwerking hier om te blijven. Voor de ontwikkeling van GBS is dit een enorme kans. In de perfecte mix van onshore, nearshore en offshore diensten zullen virtuele teams bijdragen aan de uitbreiding van capaciteiten en de continuïteit van de dienstverlening. Maar bovenal betekent het dat locatie niet langer een beperkende factor hoeft te zijn bij het werven van het beste talent voor GBS.

Trend 5: Data-inzichten naar het volgende niveau

Een ander belangrijk onderdeel van de toegevoegde waarde die GBS biedt, is te danken aan de verzameling en analyse van digitale gegevens. GBS versterkt de toegang van de organisatie tot digitale gegevens, omdat het GBS-datateam gegevens verzamelt die door het bedrijf nodig zijn. De snelheid van bijna real-time inzichten, rapporten en dashboards uit ruwe gegevens biedt grote zakelijke waarde voor het bedrijf, waardoor leiders meer nauwkeurige en proactieve zakelijke beslissingen kunnen nemen. Bovendien worden door het samenbrengen van de competentie van de verschillende ondersteunende functies die onder GBS vallen, digitale mogelijkheden gezamenlijk ontwikkeld. Hierdoor krijgt de ontwikkeling van gegevens tools en analytische vaardigheden steeds meer kracht in de GBS-omgeving.

Trend 6: Geprofessionaliseerd Governance en Besluitvorming

Met een GBS-model bouwen organisaties een echte governance-organisatie waarin analyse, partnerselectie en besluitvorming over servicelevering worden samengebracht. In een ontwikkelde GBS-organisatie heeft het GBS-governanceteam een hoog niveau, zodat invloed kan worden uitgeoefend op alle belanghebbenden. Dit betekent een immense versterking van de interne competentie met betrekking tot afstemming op zakelijke behoeften, het opbouwen van sourcings strategieën en het uitvoeren van deze strategieën. Bovendien worden methodologieën voor overgangen, verandering en communicatie in de hele organisatie gestandaardiseerd en geprofessionaliseerd. GBS zorgt voor een betere besluitvorming en service leveringsbeheer voor ondersteunende functies zoals Financiën, IT en HR, door de voortdurende afstemming van initiatieven op de strategische doelstellingen van de organisatie. Een verbetering, vooral in vergelijking met een situatie waarin elke functie zijn eigen weg ging.

Hoe kunnen deze trends van invloed zijn op uw organisatie?

De beschreven trends geven aan dat GBS als onderdeel van het HR-bedrijfsmodel verder gaat dan de traditionele SSC- of BPO-modellen. De onderscheidende kenmerken liggen in enkele belangrijke voordelen:

  1. Organisatiedoelstellingen die de GBS-strategie aansturen over functies, landen en bedrijfseenheden heen.
  2. Geprofessionaliseerd bestuur voor betere besluitvorming, change management en prestatiebeheer.
  3. End-to-end en cross-functionele optimalisatie van processen.
  4. Organisatie breed gegevensbeheer, analyse en inzichten als slimme investeringen voor automatisering.
  5. Het hebben van schaalgrootte om de optimale mix te vinden van in-house centra en externe providers, zowel onshore, nearshore als offshore locaties, inclusief virtuele teams.

GBS levert toegevoegde waarde aan het bedrijf vanuit het organisatie brede dienstenportfolio. Verbeterde modellen zullen opkomen, evenals versies van deze modellen waar virtuele teams aanzienlijk aan zullen bijdragen. Met verdere digitalisering, automatisering en het gebruik van nieuwe technologieën (zoals kunstmatige intelligentie) in het vooruitzicht, is GBS als bedrijfsmodel verre van volledig ontwikkeld, maar belooft het veel voor de toekomst.

Wat Quintop voor u kan doen

Quintop biedt ondersteuning aan organisaties bij het nemen van beslissingen en de implementatie van een GBS-oplossing, evenals bij het optimaliseren van bestaande GBS-structuren. Van het leiden van het implementatieprogramma tot het beheren van de impact op de medewerkers. Onze aanpak is gebaseerd op onze ervaring in GBS-implementaties over de hele wereld. We passen onze diepgaande kennis toe via de drie pijlers van organisatorische verandering: Mensen, Processen en Systemen. Dit vertaalt zich in:

  1. Mensen: Specifieke aandacht voor alle op mensen gerelateerde onderwerpen, zoals herstructurering en veranderingsmanagement activiteiten.
  2. Processen: Een gestructureerde aanpak om het GBS-serviceleveringsmodel op te bouwen. Definiëren wat onshore, nearshore of offshore moet worden gedaan en het implementeren van de optimale mix van interne servicediensten en uitbesteding.
  3. Systemen: Profiteren van onze ervaring in digitale transformaties, zodat uw systemen de serviceniveaus die u nastreeft optimaal kunnen ondersteunen.

Omdat geen organisatiestrategie hetzelfde is, betekent dit ook dat de GBS-strategie nooit ‘one size fits all’ is. Het uiteindelijke plan, de aanpak en de overgangsmethodologie worden altijd aangepast aan en met onze klanten.

Download het volledige whitepaper hier

Contact Marja
Om te ontdekken hoe Quintop jouw organisatie succesvoller kan maken
Vragen?