18-04-2023
Digitalisering stimuleert innovatie en zorgt voor snelle ontwikkelingen in het bedrijfsleven, ook in Human Resources. Bedrijven investeren fors in softwareoplossingen, Human Resource Information Systems (HRIS), om personeelsgegevens vast te leggen en hen te ondersteunen bij hun kernprocessen op het gebied van HR en talent management. Deze softwareoplossingen hebben als doel een hogere mate van efficiëntie, het faciliteren van self-service en het verminderen van administratieve routinetaken. Deze veranderingen zijn niet alleen gunstig voor HR-medewerkers maar ook voor alle andere medewerkers. Hoewel het veelbelovend klinkt, is dit misschien (nog) niet voor elke medewerker het geval. Digitale transformaties en HRIS-implementaties zijn vaak gericht op white-collar medewerkers, terwijl uit onderzoek blijkt dat 80% van de wereldwijde beroepsbevolking zijn/haar werk niet van achter een bureau uitvoert – en dus niet in deze categorie valt. Worden blue-collar medewerkers per definitie uitgesloten van digitale HR-transformaties?
De term blue-collar wordt gebruikt om medewerkers te beschrijven die hun werk over het algemeen niet achter een bureau uitvoeren. Blue-collar medewerkers vind je bijvoorbeeld in de productie, bouw, mijnbouw of onderhoudssector. Veel van hun vaardigheden leren zij on the job, in tegenstelling tot white-collar medewerkers. Voor white-collar functies is daarnaast meestal een hoger traditioneel opleidingsniveau vereist.
Hoewel elke HR-organisatie inclusieviteit hoog in het vaandel heeft staan, wordt bij digitale HR-transformaties niet altijd rekening gehouden met de specifieke behoeften van blue-collar medewerkers. Het resultaat spreekt voor zich: een lage adoptiegraad, meer behoefte aan ondersteuning na de go-live, en in het ergste geval zelfs een groep gedemotiveerde en ongelukkige medewerkers. Waarom blijven we dan toch in deze val lopen, en wat kunnen we hieraan doen?
Uitdagingen
Het kan om verschillende redenen een uitdaging zijn om het perspectief van blue-collar medewerkers mee te nemen in digitale HR-transformaties. Zo zijn zij vaak geen onderdeel van de eerste fasen van de transitie, juist wanneer de belangrijke beslissingen worden genomen over procesontwerpen en de tools. In die fase spelen vaker white-collar medewerkers, meestal met enige affiniteit met technologie een rol. Maar ook later, tijdens bijvoorbeeld de testfase, worden blue-collar medewerkers vaak niet betrokken. Op deze manier wordt hun perspectief op belangrijke momenten in de transitie niet meegenomen. En zelfs als zij wel in een vroeg stadium worden betrokken zijn er verschillende uitdagingen die het moeilijker maken om aan hun behoeften te voldoen. Hieronder gaan we in op enkele voorbeelden.
Toegang tot technologie
80% van de medewerkers wereldwijd werkt niet van achter een bureau. Blue-collar medewerkers hebben op de werkvloer vaak geen toegang tot computers of mobiele telefoons die nodig zijn om digitale HR-systemen en -tools te gebruiken. Bovendien hebben zij niet altijd een IT-account of werk e-mailadres, waardoor ze niet kunnen inloggen.
Digitale geletterdheid
Voor een white-collar medewerker die veel tijd achter de computer doorbrengt kunnen digitale HR-systemen en -tools nog zo gebruiksvriendelijk en intuïtief lijken; blue-collar medewerkers kunnen hier beduidend meer moeite mee hebben. Door beperkte digitale kennis kan het onder de knie krijgen van een nieuw systeem meer problemen opleveren.
Communicatiebarrières
In sommige gevallen is er sprake van taal- en cultuurbarrières waardoor blue-collar medewerkers meer moeite hebben de digitale HR-systemen en -tools te begrijpen en te gebruiken. Ook worden er in trainingen en instructiemateriaal soms ingewikkelde termen en veel afkortingen gebruikt – zoals ATS, SaaS en HRIS – waardoor de inhoud moeilijk te volgen is en weinig feedback kan worden verwacht.
Weerstand tegen verandering
Sommige blue-collar medewerkers kunnen weerstand ervaren tegen digitale HR-transformaties en het gebruik van nieuwe digitale HR-systemen en -tools. Hoewel weerstand tegen verandering in bijna elke digitale HR-transformatie voorkomt, is het belangrijk te beseffen dat deze weerstand verschillende oorzaken kan hebben. Voor blue-collar medewerkers kan dit een combinatie zijn van alle hierboven genoemde uitdagingen: door hun beperkte toegang tot technologie, digitale geletterdheid of communicatiebarrières voelen ze zich misschien meer comfortabel bij meer traditionele of analoge processen en communicatie.
Oplossingen
Ondanks deze uitdagingen maken blue-collar medewerkers een aanzienlijk deel uit van onze beroepsbevolking. Om de duurzaamheid van de HR-transformatie te waarborgen is het van belang zowel het implementatieproces als de gekozen HR-technologie inclusiever te maken. Welke succesvolle strategieën kunnen hiervoor zorgen?
Fig. 1 Mogelijke strategieën om blue-collar medewerkers te betrekken bij digitale HR-transformaties
Duidelijke communicatie en informatie
Zorg ervoor dat iedereen, ook blue-collar medewerkers, op de hoogte is van de digitale HR-transformatieplannen. Communiceer vroegtijdig en regelmatig over de veranderingen, informeer hoe dit hun dagelijks werk zal beïnvloeden en benoem de voordelen van de nieuwe digitale HR-systemen en -tools. Overweeg naast digitale communicatie ook het gebruik van traditionele communicatiemethoden zoals geprinte materialen of inloopspreekuren om ervoor te zorgen dat de informatie voor elke medewerker daadwerkelijk toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen is.
Betrokkenheid en feedback
Betrek blue-collar medewerkers al in de ontwerpfase van de digitale HR-transformatie om ervoor te zorgen dat er met hun behoeften rekening kan worden gehouden. Laat hen bovendien de nieuwe systemen testen en vraag in een vroeg stadium specifiek om input en feedback. Zo is er nog tijd om de nodige aanpassingen door te voeren om hun ervaring als gebruiker te verbeteren.
Platforms geschikt voor alle apparaten
Focus op een oplossing die eenvoudig te gebruiken is op verschillende apparaten en niet alleen met door het bedrijf verstrekte laptops of telefoons. Aangezien blue-collar medewerkers tijdens werktijd vaak geen toegang hebben tot laptops, kan mobiele toegang via een telefoon en/of app voor hen de beste manier zijn om toegang tot het systeem te krijgen. Het bieden van volwaardige toegang via mobiele apparaten en apps kan voor deze gebruikers het verschil maken.
Training en ondersteuning
Bied training en voortdurende ondersteuning aan blue-collar medewerkers over het gebruik van digitale HR-systemen en -tools. Geef duidelijke instructies en uitleg, niet alleen tijdens de implementatiefase, maar ook daarna. Zorg ervoor dat deze informatie altijd toegankelijk is en up-to-date wordt gehouden, zodat medewerkers zich comfortabel voelen bij het gebruik van de systemen. Blue-collar medewerkers kunnen andere of meer specifieke ondersteuning nodig hebben, aangepast aan hun kennisniveau en gericht op de onderdelen van het systeem die voor hen relevant zijn. Trainingen helpen blue-collar medewerkers om beter voorbereid te zijn op de verandering. In plaats van uitsluitend online trainingen te bieden, kunnen bijvoorbeeld fysieke inloop-sessies en aanvullende ondersteuning op locatie worden georganiseerd om medewerkers te helpen bij de eerste stappen.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Er zijn veel meer uitdagingen en – volgens ons – veel meer praktische oplossingen om blue-collar medewerkers op de juiste manier te betrekken en het succes van uw digitale HR-transformatie te vergroten. Bij Quintop weten we dat er geen one-size-fits-all aanpak bestaat voor een succesvolle digitale HR-transformatie. We gaan graag in gesprek om ideeën uit te wisselen en van elkaars ervaringen en best practices te leren – voel je vrij om contact op te nemen.
Terminologie
- Human Resource Information Systems (HRIS): HRIS is software waarmee HR personeelsgegevens kan beheren om belangrijke HR-processen uit te voeren, zoals werving en tijdsregistratie. Het systeem slaat personeelsgegevens op, verwerkt deze en beheert ze (zoals naam en adres). Een HRIS kan ook zelfbedieningsfuncties bieden voor medewerkers.
- Blue-collar medewerkers: Blue-collar medewerkers voeren fysiek belastende, handmatige taken uit in sectoren zoals industrie, landbouw en bouw. Meestal leren zij de vereiste vaardigheden op het werk op een beroepsschool, en ontvangen zij een uurloon.
- White-collar medewerkers: White-collar medewerkers werken vaak in kantooromgevingen. Voorbeelden hiervan zijn management- of administratieve functies. Deze functies vereisen vaak een hogere beroepsopleiding (bachelor diploma). White-collar medewerkers ontvangen maandelijks een vast salaris.
- ATS: Applicant Tracking System
- SaaS: Software as a Service
