Integratie is essentieel
Bedrijven hebben meestal drie technologische go-to-categorieën: HCM/SaaS-oplossingen, HR Service Delivery Solutions en/of software gericht op onderwerpen als video-interviews, sociaal leren en zogeheten pulse surveys.
De meeste bedrijven gebruiken meestal een HCM/SaaS en Service Delivery Solution naast elkaar, bijvoorbeeld Workday en ServiceNow. Als ze niet volledig geïntegreerd zijn, worden lijnmanagers en medewerkers gedwongen HR-processen uit te voeren door van de ene tool naar de andere te switchen. In de praktijk betekent dit vaak dat ze moeite hebben om de complexere of weinig gebruikte processen op te starten – het systeem is gewoon niet intuïtief genoeg. Om de beste gebruikerservaring te bieden en een intuïtief en naadloos end-to-end proces te garanderen, moeten de HCM/SaaS- en Service Delivery-oplossingen volledig geïntegreerd en op elkaar afgestemd zijn.
Verbeterde gebruikerservaring
Laten we eens kijken naar een proces dat wordt ondersteund door een geïntegreerde systeembenadering. De Service Delivery Solution wordt de one stop shop, die begeleiding biedt via de people portal en de knowledge base. Het zal de end-to-end workflow uitdenken, inclusief acties en goedkeuringen door verschillende partijen in de HCM/SaaS-oplossing.
Voorbeeld: een verzoek om deeltijd te werken
Stel je voor dat een werknemer vraagt om deeltijd te werken. Wanneer de manager en de medewerker het eens zijn geworden over de voorwaarden, wil de manager weten hoe hij de juiste processen moet opstarten en bezoekt hij de people portal. Via een google-achtige zoekopdracht vindt hij het kennisartikel dat hem informeert over het beleid en een link naar het relevante Service Catalog-item. Dit Service Catalog-item zal rechtstreeks linken naar de bijbehorende workflow in de HCM/SaaS-oplossing. Na goedkeuring van de workflow (bijv. door de volgende manager en/of HR) wordt automatisch een ticket aangemaakt in de Service Delivery Solution en doorgestuurd naar het juiste HR-team. Via de people portal worden zowel de manager als de medewerker op de hoogte gehouden van de voortgang van hun verzoek en ontvangen zij een bevestiging wanneer het is afgerond.
Ook al zijn er verschillende afdelingen bij betrokken en loopt het proces door verschillende systemen, voor de manager is het een naadloos proces met een optimale gebruikerservaring.
Voorbeeld: het aanvragen van een sabbatical
Hieronder zie je het gemak en de voordelen van een geïntegreerde aanpak geïllustreerd in een ander voorbeeld, met behulp van Workday en ServiceNow.
Samen sterker
Uit de voorbeelden blijkt dat een goed geïntegreerd systeem resulteert in end-to-end processen die gemakkelijk te volgen zijn, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende systemen of heen en weer te gaan tussen afdelingen. Dit verbetert de gebruikerservaring, optimaliseert de doorlooptijd en minimaliseert fouten. Het zorgt voor een beter self-service systeem voor managers en werknemers, dat hen ondersteunt bij het regelen van allerlei HR-gerelateerde zaken zonder dat zij diepgaande en actuele kennis nodig hebben van de processen en goedkeuringen achter hun verzoek.
Zowel managers als HR-afdelingen zullen op hun beurt tijd en frustratie besparen wanneer ze niet langer standaard planningskwesties, verlofaanvragen en open inschrijvingsvragen hoeven te behandelen. Invoerfouten en ontbrekende informatie kunnen worden vermeden door werknemers hun eigen informatie te laten invoeren, geleid door een gestandaardiseerd formulier. De verschuiving naar zelfbediening die mogelijk wordt door volledig geïntegreerde systemen, zal HR uiteindelijk in staat stellen om meer strategische waarde toe te voegen, door hun focus te verleggen van de dagelijkse gestandaardiseerde operationele activiteiten. Bij Quintop HR consultants zijn we er dan ook van overtuigd dat het samen sterker is bij een digitale transformatie van HR.
Terminology
- HCM: Human capital management (HCM) software is een geïntegreerde suite van technologieën die bedrijven kan helpen hun werknemers te beheren, van indienstneming tot pensionering.
- SaaS: Software as a service (of SaaS) is een manier om toepassingen via het internet te leveren – als een dienst. Dit kan (ook) worden gebruikt om belangrijke HR-functies te ondersteunen. In plaats van software te installeren en te onderhouden, heeft u er gewoon toegang toe via het internet, waardoor u zich bevrijdt van complex software- en hardwarebeheer.
- Service Delivery Solution / systeem: de manier waarop gebruikers toegang krijgen tot (in dit geval) HR-diensten, bijvoorbeeld via een ticketsysteem. Het platform/systeem kan ook betrekking hebben op zelfbedieningsportalen voor werknemers/managers, digitaal HR-documentbeheer, enz.
