Don’t: autonomie als startpunt
In de praktijk beginnen veel organisaties in fase één met het vrijgeven van autonomie. Geen vreemde gedachtegang, aangezien het bij Agile immers gaat om de ontwikkeling van het zelfsturend vermogen binnen teams. Juist door deze autonome werkomgeving wordt het eigenaarschap van de medewerkers vergroot, wat continu verbeteren en snelle besluitvorming stimuleert. Echter, door te beginnen met autonomie kunnen er ongewenste resultaten ontstaan, zoals onduidelijkheid en onzekerheid binnen teams. Voorheen was namelijk de teamleider verantwoordelijk voor de taakverdeling. Bij Agile werken is het team aan zet om taken te prioriteren en te verdelen. Hierdoor blijven ze ‘zwemmen’ zonder dat er een doel en duidelijke richting is geformuleerd. Kortom, te veel autonomie geven aan het begin van een Agile Transformatie is een Don’t!
Do: begin met doelstellingen en vakmanschap
In fase één is het juist zaak om teams intensief te begeleiden bij het bepalen van doelstellingen. Wat is het hogere doel met betrekking tot Agile werken? Is dit een flexibele organisatie of juist continu verbeterde diensten en/of producten leveren? Op deze manier wordt er wel richting gegeven aan teams, maar geen (sturende) verplichtingen van bovenaf zoals in de traditionele organisatiestructuur. Hierbij is transparantie cruciaal – door teams te betrekken en te informeren over de stand van de transformatie wordt het draagvlak verhoogd.
Wanneer de doelstellingen voor zowel de teams als de organisatie helder zijn, komt fase twee aan bod. Hoewel teams beter op weg zijn zichzelf te transformeren, is begeleiding nodig om het vakmanschap te ontwikkelen. Dit staat dan ook centraal in de tweede fase. Het is belangrijk om je af te vragen in hoeverre een medewerker in staat is het werk uit te voeren in de zelfsturende omgeving. Binnen Agile werken worden hoge resultaten juist behaald door middel van directe feedback loops. De vaardigheid om onderling feedback te geven over werkprocessen en samenwerking is dus belangrijk. Vakmanschap is nauw verbonden met samenwerken en zijn in fase twee belangrijk om het juiste resultaat te behalen.
Als fase één en twee goed zijn doorlopen, is de organisatie ‘eindelijk’ klaar voor fase drie: het stimuleren van autonomie in (zelfsturende)teams. Met heldere doelstellingen en voldoende vakmanschap bij de medewerkers is men in staat om meer op een Agile manier te bewegen. Vertrouwen speelt in deze fase een belangrijke rol om bewegingsvrijheid in teams te bevorderen.
Conclusie
Het kost tijd en intensieve begeleiding om een Agile Transformatie goed te laten beklijven. De absolute ‘Do’s’ op een rijtje:
- Begin met het bepalen van doelstellingen waarbij transparantie een kernelement is.
- Vervolgens is ontwikkeling nodig in het vakmanschap van de medewerkers en de organisatie, waarbij samenwerking gefaciliteerd moet worden.
- Tot slot zullen teams de bewegingsvrijheid gebruiken om autonoom te handelen waarbij vertrouwen ontstaat. Hoewel intensieve begeleiding zal afnemen, blijft begeleiding van teams nodig door bijvoorbeeld een Agile Coach.
