17-03-2023
Als manager weet je dat een reorganisatie pijnlijke momenten met zich meebrengt. Het moment dat je een moeilijke boodschap moet overbrengen aan je medewerker en de emotie in hun ogen ziet, raakt iedereen. Hoewel emoties niet altijd te voorkomen zijn, kun je met een goede voorbereiding ervoor zorgen dat medewerkers jouw begeleiding waarderen, zelfs tijdens een reorganisatie. Door een goede aanpak kun je ervoor zorgen dat wat er ook gebeurt of wat het volgende vervolg is, je mensen met een duidelijk beeld en soms zelfs met een goed gevoel verder kunnen. In dit artikel zetten we de belangrijkste ingrediënten voor effectief communiceren tijdens een reorganisatie voor je op een rij.
Effectieve communicatie
Effectieve communicatie is essentieel voor managers tijdens reorganisaties. Reorganisaties zijn vaak ingrijpende processen die leiden tot veranderingen in de organisatiestructuur en de directe taken en werkzaamheden van medewerkers. Als manager is het belangrijk om op een duidelijke en transparante manier te communiceren over deze veranderingen om de betrokkenheid en motivatie van medewerkers te behouden. Waar mogelijk is het aan te raden zo specifiek mogelijk te zijn. Geef daarom antwoord op vragen zoals; ‘Wat gaat er de komende tijd gebeuren?’, ‘Wat kan ik verwachten?’, ‘Wat verandert er voor mij?’ en ‘Wat verwacht je van mij na de reorganisatie?’.
De doelgroep in beeld
Een effectieve communicatiestrategie begint met het in kaart brengen van de doelgroep. Managers moeten begrijpen wie er precies getroffen wordt en welke informatie deze groep nodig heeft. Door informatie op maat te leveren die aansluit bij de behoeften van de medewerkers, kan een manager de boodschap beter laten aansluiten bij het publiek.
Om de boodschap effectief over te brengen aan medewerkers, is het belangrijk om deze helder en begrijpelijk te formuleren. Managers moeten rekening houden met de achtergrond, het kennisniveau en ervaring van de medewerkers en complexe informatie in begrijpelijke taal uitleggen. Daarnaast is het ook belangrijk om te benadrukken wat er niet gaat veranderen, om zo onzekerheid en angst bij medewerkers weg te nemen.
Communicatie is tweerichtingsverkeer
Communicatie moet ook tweerichtingsverkeer zijn. Medewerkers moeten de ruimte krijgen om vragen te stellen en feedback te geven. Managers moeten openstaan voor deze feedback en deze meenemen in hun beslissingen. Dit vergroot het gevoel van betrokkenheid en vertrouwen van medewerkers. Maar vraagt ook ruimte in je eigen agenda, dus zorg dat je die hebt. Vaak is het management al weken bezig met voorbereidingen voor een reorganisatie, maar krijgen medewerkers onvoldoende tijd om aan het idee te wennen. Geef daarom medewerkers de ruimte die zij nodig hebben om hun feedback te geven, zorgen te uiten en hun vragen te stellen.
Monitoren en aanpassen
Uiteindelijk moeten managers de communicatie blijven monitoren en aanpassen waar nodig. Een reorganisatie is een dynamisch proces en nieuwe ontwikkelingen kunnen leiden tot veranderde inzichten. Door de communicatie hierop aan te passen, blijft de boodschap relevant en up-to-date.
Samenvattend: Effectief communiceren tijdens een reorganisatie begint met het in kaart brengen van de doelgroep, het formuleren van een heldere boodschap, het mogelijk maken van tweerichtingsverkeer en het monitoren en aanpassen van de communicatie. Dit geeft medewerkers een gevoel van betrokkenheid en vertrouwen, waardoor de kans op succesvolle afronding van de reorganisatie wordt vergroot.
Alleen dan kunnen medewerkers met een duidelijk beeld en een goed gevoel de toekomst tegemoet gaan.
