Wat is employee experience?
Employee experience is een breed begrip, waardoor het lastig kan zijn om een startpunt te vinden. Het boek “Employee Experience Advantage” van Jacob Morgan is op dit moment het meest complete en recente werk over dit begrip. Hij vertelt onder andere over zijn onderzoek bij meer dan 250 organisaties, waaronder Facebook en Apple. Uit dit onderzoek blijkt dat de employee experience gevormd wordt door drie elementen: de organisatiecultuur, de technologie en de fysieke werkomgeving.
De organisatiecultuur en de fysieke werkomgeving zijn belangrijke factoren, maar in dit artikel willen we verder inzoomen op de rol van technologie. Om specifieker te zijn: de rol van HR technologie. Wat zijn binnen HR-technologie de belangrijkste punten waar organisaties aan kunnen denken en hoe kan het een positieve bijdrage leveren aan de employee experience?
Waar begin je?
Allereerst is het belangrijk om een doel te stellen en duidelijk te maken hoe employee experience wordt nagestreefd. De employee experience dient aan te sluiten bij de strategie, de visie en de cultuur van de organisatie. Is duurzaamheid erg belangrijk? Of gaat het meer over innovativiteit of betrouwbaarheid? Of moet er juist meer aandacht uitgaan naar plezier in het werk? Zodra het doel helder is zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de inzet van HR-technologie waar de organisatie rekening mee moet houden:
- Toegankelijkheid. Medewerkers, zowel binnen HR als daarbuiten, moeten met HR-technologie kunnen werken op het moment dat zij dit wensen en op de manier waarop hen dit het beste uitkomt. Hierbij moet er ook rekening mee worden gehouden dat bijvoorbeeld niet alle medewerkers toegang hebben tot een computer; een smartphone app kan in dat geval een goed alternatief bieden. Toegankelijkheid gaat daarnaast ook over tot welke HR systemen en tot welke HR data medewerkers toegang hebben en hoe ze deze toegang kunnen krijgen.
- Betrouwbaarheid van de HR-technologie. Het gaat over gegevens van medewerkers en dit betreft vaak gevoelige informatie waarvan de privacy moet worden gewaarborgd. Medewerkers vinden het belangrijk dat deze informatie zorgvuldig wordt opgeslagen zodat hun gevoelige data veilig is.
- Gebruikersgemak en gebruikerservaring. HR-technologie zal beter worden gebruikt wanneer het is ontwikkeld vanuit het oogpunt en de wensen van de medewerker, in plaats vanuit puur de technologische functionaliteiten. Medewerkers weten immers het beste wat de HR-technologie moet kunnen om hun werk uit te voeren. Het gaat echter niet alleen over wat de technologie kan, maar ook over hoe men het gebruikt. Is het makkelijk en intuïtief? Thuis worden de nieuwste telefoons, laptops, iPads, apps en andere technologische snufjes gebruikt en dezelfde intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring wordt ook verwacht tijdens het werk.
Wat zien wij zoal?
Als een organisatie het goed aanpakt kan HR-technologie een positieve bijdrage leveren aan de employee experience. Hieronder enkele voorbeelden van hoe onze klanten HR-technologie hebben ingezet om de employee experience die zij willen bereiken te beïnvloeden:
- Leuke ervaring: Bij een van onze klanten hebben we een quiz-app voor HR medewerkers geïmplementeerd. Via deze app konden ze spelenderwijs hun kennis van HR vergroten en collega’s uitdagen. Dit leidde tot een hoge fun factor waardoor zij het opdoen van de HR kennis als iets leuks zagen.
- Gebruiksgemak: Veel klanten gebruiken één HR-systeem waar alles in wordt geregeld: recruitment, talent management, learning, reporting, noem maar op. Gebruikers hoeven dus maar een systeem te leren kennen wat resulteert in een groter gebruiksgemak.
- Employee & manager self-service: Een andere klant heeft de HR diensten gebundeld in één portaal waar medewerkers en managers alles zelf kunnen regelen. Onderdeel van dit portaal is een grote kennisbank met antwoorden op alle veel voorkomende vragen zodat niemand meer op antwoorden van HR medewerkers hoeft te wachten.
- Tevredenheidsonderzoeken: We zien ook dat klanten kiezen voor een kleinschalige en regelmatige survey via een app in plaats van een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek. Hiermee meet de organisatie continu de tevredenheid en kunnen ze snel inspringen op ontwikkelingen.
