Quintop - building blocks
HR operating model

GBS Governance

Global Business Services verankeren in uw organisatie

Steeds meer organisaties zijn op weg naar Global Business Services (GBS). GBS is het groeperen van ondersteunende functies, zoals Finance, Procurement, IT en Human Resources (HR) in een cross-functionele structuur. GBS zorgt voor een hogere waarde voor het bedrijf tegen lagere kosten als gevolg van de toegenomen synergie op het gebied van organisatie, optimalisatie, kennis en middelen. De vraag voor veel organisaties is echter: wat is de beste manier om GBS te besturen en wat zijn de scenario’s om GBS in de organisatie te verankeren?

Om deze beslissing te nemen, moet je kijken naar je eigen organisatie en de volwassenheid ervan. In dit artikel laten we zien welke scenario’s je kunt overwegen.

GBS Governance; embedding Global Business Services in your organisation

Scenario 1

De GBS-leiders rapporteren hiërarchisch aan hun eigen functie (ononderbroken lijn) en functioneel aan het hoofd van de GBS (stippellijn).

Elke functie bestuurt zijn deel van de GBS-routekaart vanuit zijn bedrijfsdoelstellingen. Dit resulteert in meer geïsoleerde oplossingsrichtingen voor proces- en serviceverbeteringen binnen Finance, HR of IT. Er is minder sprake van een formele klant-leverancier relatie en meestal ligt de focus meer op kwaliteit dan op kostenbesparing. GBS krijgt de opdracht om functionele bedrijfsbehoeften en projecten op een efficiënte manier in te vullen.

Dit model werkt voor een GBS-organisatie die haar dienstenpakket aan het uitbreiden is en de dienstverlening voor haar functie nog aan het verbeteren is.

Een model over GBS governance, een grafische weergave van GBS in een organisatie

Scenario 2

De GBS-leiders rapporteren hiërarchisch via een ononderbroken lijn aan het hoofd van de GBS en functioneel via een stippellijn aan de functie.

In dit bestuursmodel is er een sterke drijfveer voor GBS om processen over de functies heen te integreren. Het GBS-mandaat om bedrijfsbrede efficiëntie te stimuleren is leidend. GBS zal zich bezighouden met cross-functionele business cases voor grotere investeringen en grotere voordelen voor het bedrijf. Sommige functionele verbeteringen krijgen echter mogelijk niet genoeg aandacht. Het risico bestaat dat de grootste functie de GBS-agenda zal bepalen.

 

Organisaties kunnen de voorkeur geven aan dit model omdat de relatie met GBS professioneler is, vergelijkbaar met een Business Process Outsourcing (BPO) relatie. Andere bedrijven houden niet van het feit dat GBS een ‘leverancier’ op afstand wordt of meer ‘wij en zij’ gedrag.

Over het algemeen werkt dit model voor een meer volwassen GBS-organisatie die gericht is op volledige operationele expertise. Dit model werkt ook het beste als de omvang van elke ’toren’ in GBS vergelijkbaar is of als hun toegevoegde waarde als even belangrijk wordt beschouwd.

GBS Governance: The Model of implementing GBS in your organisation

Scenario 3

GBS en Functie integreren waar ze samenkomen; één rol voor de Operations of Service Delivery lead per functie. Ze hebben een vaste lijn naar het hoofd van GBS en een stippellijn naar het hoofd van hun functie. Het belangrijkste is dat ze deel uitmaken van het managementteam in GBS en van het leiderschapsteam in hun functie.

In dit model wordt het GBS-mandaat om de bedrijfsefficiëntie te verhogen gemaximaliseerd. Tegelijkertijd is er een sterke en directe verbinding met de bedrijfsfunctie. Dit model vereist sterke mensen in de Operations of Service Delivery Lead rollen om ervoor te zorgen dat elke functie de functionele doelstellingen haalt en tegelijkertijd bedrijfsbrede waarde levert.

Dit model zou het streefmodel moeten zijn voor elke volwassen GBS-organisatie.

Wat Quintop voor jou kan betekenen

Quintop ondersteunt organisaties bij het nemen van beslissingen en het implementeren van een GBS-oplossing, maar ook bij het optimaliseren van bestaande GBS-structuren. Van het leiden van het implementatieprogramma tot het managen van de gevolgen voor de mensen. Onze aanpak is gebaseerd op onze ervaring met GBS-implementaties over de hele wereld.

Want to know more on GBS governance?
Marja is happy to answer your questions
Vragen?