Hoe belangrijk is een goed functionerend Project Management Office (PMO) voor een programma als HR unite?
“Heel belangrijk! HR unite is namelijk een complex programma met een globale scope en implementatie in 43 landen welke zich richt op drie doelen:
– Implementeren van Workday als een globaal HR systeem;
– Outsourcen van HR operationele en administratieve taken naar een BPO leverancier;
– Implementeren van het nieuwe HR Service Delivery model (CoE, HRBP en People Services).
Om dit voor elkaar te krijgen hebben wij binnen HR unite onze PMO centraal georganiseerd waarbij de sturing van de diverse projecten bij elkaar komt.
Bij de uitrol van dergelijke grote trajecten vervang je meestal eerst al je systemen, bijvoorbeeld door eerst Workday te implementeren, om vervolgens te kijken naar de bijbehorende processen. Juist door deze complexiteit, door alles in één keer te implementeren, is het belang van het inrichten van een PMO nog groter. Onze PMO is dan ook de vraagbaak voor het programma m.b.t. governance, templates, werkmethodieken, rapportages etc. Zo bepalen wij wanneer, en op welke manier, er gerapporteerd wordt door de onderliggende projecten. Hierin zijn we ook verantwoordelijk voor het organiseren van de Portfolio Board meetings, waarin de status van de diverse projecten wordt besproken en we challengen op de content, planning en milestones. Dit is dan ook een belangrijk onderdeel aangezien we hiermee sturing kunnen geven aan het programma. Wij moeten ervoor zorgen dat we op tijd leveren en de onderlinge verbanden tussen de diverse projecten bewaken.”
Waar moet een goed PMO aan voldoen?
“Een goed werkend PMO moet in staat zijn om zaken up-to-date te hebben. Het snel kunnen leveren van de juiste templates, slide decks en spreadsheets is hierin belangrijk. Daarnaast verwacht ik dat een PMO de inrichting van de gehele governance oppakt, maar ook hoe we met elkaar samenwerken. Zo hebben wij als PMO de diverse boards opgericht. Voor een PMO is het hierin belangrijk om tijdens deze boards structuur te leveren in het gehele proces: van de organisatie, zorgen voor de juiste slide decks, tot en met verslaglegging d.m.v. een actie- en besluitenlijsten. Zo kan je als PMO echt een meerwaarde bieden.”
Denk je dat er een verschil is aan de eisen die worden gesteld aan een PMO binnen een HR programma of een ander programma?
“In principe zou dit niet zoveel uit moeten maken. Overal, binnen een HR project of andere projecten, komen dezelfde dingen terug: van planning en governance tot stakeholdermanagement. Wel merk ik uit eigen ervaring dat HR een ander type mensen aantrekt. HR is veel meer op de mens gericht, waarbij de soft skills heel erg aanwezig zijn. Ze hebben hierin minder affiniteit met harde deadlines voor het opleveren van programma’s en projecten. Doordat dit meestal niet van nature aanwezig is, maakt dit het soms lastiger op tijd te kunnen leveren. Juist hierdoor kan een PMO zeker extra meerwaarde bieden. HR kennis is belangrijk, maar kennis van programmamanagement zou op de eerste plaats moeten staan.”
Momenteel werken er twee PMO’ers van Quintop in jouw programma, welke rollen/taken pakken zij op?
“Ik vind het belangrijk om de mensen waarmee ik werk zoveel mogelijk te laten groeien in de dingen die ze doen. Ik heb hierin gekeken naar wat zij leuk vinden om te doen. Desiree vervult hierin een meer centrale rol binnen de PMO; waarbij ze zowel een helikopterview hanteert over de diverse projecten, maar daarin ook sterk op de details kan zijn. We hebben de traditionele rol van een PMO’er hierdoor breder getrokken, waarbij naast het organiseren van meetings en het maken van templates, Desiree ook op de inhoud en sturing van het programma zit. Zo heeft zij volledig zicht op de progressie van het programma en alle escalaties die daarbij horen. Liesbeth vervult een PMO rol binnen de projecten. Zo krijgt ze een beter begrip van wat er zich precies afspeelt binnen een project, waardoor ze zich dieper op de inhoud kan richten. Dat gaf weer eerder haar voorkeur.”
