Verandering is niet zo eng als sommigen misschien denken, aldus Wilco: “Het lijkt moeilijk omdat mensen verlangen naar wat ze al kennen, maar dat betekent niet dat mensen niet bereid zijn te veranderen. Goede begeleiding en een duidelijk gecommuniceerde visie zijn essentieel om succes te boeken.” Makkelijker gezegd dan gedaan, zou je denken. ”Door de jarenlange ervaring in het veld kunnen we de verandering beheersbaar maken, zonder schade en altijd met de focus op verduurzaming. Je wilt immers vooruit”, legt Sanne uit.
Maar hoe doen we dat? Om ons leven, en dat van de opdrachtgever, wat makkelijker te maken, hebben we de Quintop werkwijze in zes praktische stappen gezet. Bij Quintop gebruiken we deze zes stappen om onze opdrachtgevers te begeleiden bij wat soms een onmogelijke opgave lijkt. Want waar begin je? En hoe ga je om met weerstand? Volg deze zes stappen:
1. Motivatie
Uitgangspunt is de wens of noodzaak om iets te veranderen in de huidige manier van werken.
De beste en meest overtuigende manier om mensen aan boord van een verandering te krijgen, is ervoor te zorgen dat iedereen weet waarom de verandering moet plaatsvinden.
Stel jezelf de volgende vragen:
– Wat gaat er vandaag niet goed en welke schade brengt dit aan ons bedrijf? Kunnen we met deze schade leven, of kan het (serieuze) schade aanrichten?
– Waar gaat business verloren en/of waar zit (onnodige) frustratie in processen of uitkomsten?
– Waar zie je kansen voor de business en/of werkwijzen?
Focus op wat echt moet veranderen, en probeer niet te veel dingen tegelijk te veranderen.
2. Visie
Creëer een overtuigende visie op verandering. Schrijf je veranderingsverhaal en communiceer het.
Na het besef waarom er behoefte is aan verandering, is het belangrijk om j visie te creëren en te definiëren. Begin met het hele verhaal, en focus op de volgende aspecten:
– Waarom doe je wat je doet?
– Welke resultaten hebt u voor ogen?
– Zorg ervoor dat werknemers de verschillende aspecten van de verandering begrijpen en hoe ze samenhangen (indien van toepassing).
– Geef medewerkers voldoende tijd om het te begrijpen en aan boord te komen.
Kies goed hoe jij jouw organisatie aan boord haalt. Deel de visie en verhaallijn met leiderschap, people managers en medewerkers. Vergeet niet dat tegen de tijd dat je als leider het overtuigende verhaal hebt gecreëerd en aan boord bent, (people) managers en medewerkers het voor het eerst horen en misschien wat tijd nodig hebben om aan boord te komen. Denk er dus aan dat je ‘één waarom’ en ’tal van wat’s’ moet hebben.
Vermijd mooie bedrijfstaal, maar kies woorden en definities die iedereen begrijpt. Focus op wat er werkelijk verandert voor de “voeten op straat”, de mensen die het eigenlijke werk dagelijks doen.
3. Doorvertalen
Vertaal samen met uw medewerkers de visie naar concrete doelstellingen en verwachtingen.
Er gaat niets boven participatie om mensen mee te krijgen in verandering(en). Na het creëren van een duidelijke visie is het belangrijk om doelstellingen te bepalen over hoe je jouw visie kunt realiseren. De visie wordt top-down gecreëerd door het management. Om hem praktisch en volledig te maken, moet je je medewerkers erbij betrekken. De doelstellingen worden best bottom-up bepaald.
Om medewerkers te helpen bij het vertalen van de visie naar doelstellingen, richt je je op het feitelijke werk dat zij doen:
- Hoe werkt dit in de praktijk?
- Wat zou je helpen in jouw dagelijks leven?
- Wat zou het werkelijke verschil kunnen maken in efficiëntie of vooruitgang in je dagelijkse werk?
- Maak het SMART!
Zie je medewerkers als je meest waardevolle bron van informatie. Zij weten wat er speelt!
4. Governance
Zorg voor structuur en duidelijk (veranderings)bestuur. Zorg voor een leidende coalitie die mensen door de verandering leidt: zij hebben tijd, steun en engagement van alle stakeholders nodig.
Zorg voor de juiste governance en structuur:
- Installeer een team bestaande uit verschillende lagen van de managementorganisatie, dat echt gelooft in deze verandering en de autoriteit heeft om deze uit te voeren.
- Stel de leidende coalitie in staat om de boodschap uit te dragen en de mensen door de verandering te leiden: zij hebben tijd en steun nodig.
- Zorg voor een projectteam met de juiste middelen om de (verschillende) verandering(en) in goede banen te leiden.
- Bouw of vergroot de kennis en vaardigheden binnen de organisatie die nodig zijn om de verandering door te voeren en het nieuwe normaal te verankeren.
Denk goed na over de governance en houd je daaraan, laat geen uitzonderingen toe op deze structuur omwille van de geloofwaardigheid.
5. Leiderschap
Stel medewerkers in staat om de verandering door te voeren. Zorg ervoor dat de leiders de juiste cultuur creëren en de medewerkers leiden en coachen om in de gewenste toekomstige staat te passen.
Leiders zijn altijd belangrijk binnen een organisatie. Bij het doormaken van een verandering wordt dit nog duidelijker. Creëer de juiste omgeving voor leiders en medewerkers om hun teams door veranderingen te leiden:
- Geef hen de verantwoording en verantwoordelijkheid die nodig zijn om te leiden.
- Houd hen verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun daden.
- Stel richtlijnen op voor gedrag: zowel het positieve gedrag dat je aanmoedigt, als het negatieve gedrag dat je niet (meer) accepteert.
- Communiceer het verwachte gedrag en zorg dat er consequenties zijn, zowel positief als negatief, voor degenen die dat gedrag vertonen. Dit is cruciaal voor de geloofwaardigheid binnen de organisatie.
- De grootste vijand van je toekomstige succes is je huidige succes.
Geef het goede voorbeeld, onderschat het effect van goed (of slecht) leiderschap niet.
6. Meten
Meet vooruitgang, vier succes en deel lopende uitdagingen en voorgestelde oplossingen.
Met duidelijke en meetbare doelstellingen en een gestructureerd beheer kun je de voortgang van je verandering gaan meten:
- Houd regelmatig statusupdate-vergaderingen en zorg ervoor dat de juiste mensen betrokken en geïnformeerd zijn.
- Deel en vier wanneer mijlpalen zijn bereikt. Niets moedigt vooruitgang aan, dan daadwerkelijke vooruitgang.
- Betrek verschillende mensen bij problemen. Meer mensen kunnen samen betere oplossingen bedenken.
- Pas aan en onderneem actie wanneer nodig. Wees wendbaar in je aanpak.
Beschik over de juiste instrumenten om je doelstellingen te kunnen meten en rapporteren.
Walk the talk
Het volgen van deze zes stappen gaat je organisatie helpen, maar staat of valt met gewoon ‘volhouden’, aldus Sanne: ”Blijf het goede voorbeeld geven en maak een plan om door te zetten. Neem de tijd om oud gedrag, weerstand en sabotage van de nieuwe manieren van werken te zien en aan te pakken en verduidelijk het verwachte gedrag. Het is belangrijk om geduld te hebben en vast te houden aan het gekozen pad als je wilt dat het succesvol is.” ”Daar ben ik het mee eens en wil daar graag aan toevoegen om te vertragen; neem de tijd om te zien wat er gebeurt en handel daarnaar!”, vult Wilco aan.
Enkele richtlijnen voor leiders in de organisatie om de verandering optimaal te verankeren en naar het nieuwe normaal toe te werken:
- Doe wat je zegt en geef het goede voorbeeld: anderen zullen eerder bereid zijn het verwachte gedrag te vertonen als hun leider het doet. Als het voor jou als leider moeilijk is, is dat niet erg! Spreek dit uit, want het kan ook voor uw medewerkers zijn en het helpt als je hen meeneemt op uw eigen ‘veranderingsreis’.
- Maak geen uitzonderingen die je niet nodig hebt of die niet logisch zijn. Als een nieuw proces niet goed werkt, verander dan het proces voor iedereen of accepteer wat wel goed werkt.
- Wees je bewust van de juiste communicatievormen, stem af en pas je aan op wat nodig is.
- Onthoud: daden zeggen meer dan woorden.
Uiteindelijk gaat het niet om de woorden maar om de daden.
