Aanbesteding Personeels- en Salaris Administratie (PSA)

De energie van morgen is groen. Dat realiseert de rijksoverheid zich maar al te goed. Vanuit dit besef ontstond de wens om een organisatie op te richten die zich focust op grote thema’s als de energietransitie en duurzaamheid. Een van de benodigde bouwstenen hiervoor bestond uit het optuigen van een HR-organisatie en bijbehorende HR-processen. Quintop werd gevraagd hieraan een bijdrage te leveren. Invest NL, de nieuw op te richten organisatie, wilde geen eigen personeels- en salarisadministratie (PSA) in huis en tevens geen omkijken hebben naar de implementatie van een nieuw HR-systeem. Aan Quintop de opdracht om een geschikte partij te vinden die zowel de implementatie en het beheer van een passend HR-systeem als de uitvoering van de personeels- en salarisadministratie uit handen van Invest NL kon nemen.

Een proces vol uitdagingen

Hoewel Invest NL qua omvang een beperkte organisatie is, was de uitbesteding van de PSA aanbestedingsplicht. De uitdaging hier was het uitschrijven van een Europees aanbestedingstraject dat enerzijds moest voldoen aan alle formele aanbestedingseisen, maar tegelijkertijd zo ‘licht’ en toegankelijk mogelijk moest worden opgesteld om de (kleinere) aanbieders binnen dit marktsegment niet af te schrikken mee te dingen. Aan de hand van een HR-procesmodel heeft Quintop samen met Invest NL een programma van eisen en wensen opgesteld dat paste bij de omvang en het type organisatie. De uitwerking hiervan diende als basis voor de Europese aanbesteding. Aangezien Invest NL in feite een start-up was en alle HR-processen from scratchontwikkeld moesten worden, vormde deze exercitie tevens de basis voor het HR-procesontwerp van de organisatie.

Na een succesvolle aanbestedingsprocedure waarin een dienstverlener voor de personeels- en salarisadministratie en een nieuwe HR-cloudoplossing werd geselecteerd, startte het implementatietraject. Quintop trad hierbij namens Invest NL op als projectleider, stuurde de leverancier aan en begeleidde de implementatie van de inrichting tot en met de test, training en invoering van het nieuwe systeem en de dienstverlening. Hierbij kwam een voordeel van een start-up om de hoek kijken, namelijk dat deze nog niet te maken heeft met een dichtgetimmerd beleid en ingesleten structuren en processen. Het nieuwe HR-platform kon daardoor relatief snel en op basis van best practices ingericht worden.

Flexibele scope

Na een geslaagde aanbesteding en een succesvolle inrichting van de HR-processen (zowel organisatorisch als qua digitalisering), gaf Invest NL aan ook graag ondersteund te worden bij het aanbestedingsproces omtrent arbodienstverlening. In een rap tempo heeft Quintop vervolgens samen met het nieuwe HR-team van Invest NL en de inkooporganisatie van de Rijksoverheid een verkort (meervoudig onderhands) offertetraject doorlopen en nog voor de feitelijke oprichting van de nieuwe organisatie een nieuwe arbodienst kunnen selecteren en in gebruik nemen.

Een solide HR-organisatie als resultaat

Dankzij de nauwe samenwerking tussen Invest NL, Quintop en de dienstverlener werden alle basis HR-processen in scope conform ontwerp en tijdig ingericht en bleken deze bij het live gaan van de Invest NL-organisatie stabiel. Alle medewerkers werden tijdig en correct betaald en de meest essentiële HR-processen (instroom, doorstroom, uitstroom, verlof/verzuim, payroll & benefits, declaraties) stonden stevig vanaf dag 1. Managers en medewerkers werden goed geïnformeerd over de nieuwe werkwijze en het gebruik van het nieuwe HR-portaal. Processen als recruitment en beoordeling & ontwikkeling zijn in een tweede fase geïmplementeerd, alsmede een aantal optimalisaties binnen de initiële scope op basis van ervaringen en feedback van HR en gebruikers.

Dat er sprake was van een succesvol traject bleek toen Invest International, het internationale zusterbedrijf van Invest NL, een jaar later bij Quintop aanklopte om een vergelijkbare samenwerking aan te gaan. Ook hier doet Quintop er natuurlijk alles aan om een ijzersterk HR-fundament neer te zetten!