Een grote multinational actief in de chemische sector heeft sinds een aantal jaar de ambitie om zich volledig te focussen op het maken en verkopen van verf en coatings. Er zijn meerdere grootschalige transformatieprogramma’s opgezet om deze ambitie te realiseren. Naast de kernactiviteiten (fabricage en logistieke keten) werden ook ondersteunende functies zoals Finance, HR en Procurement onder de loep genomen. Zo richtte een van de programma’s zich op de implementatie van een nieuw wereldwijd Procurement Operating Model, met als hoofddoel het creëren van een duurzame inkoopcultuur. Vanwege de omvang van het programma riep het bedrijf de hulp van Quintop in. Linda Elfrink, destijds High Potential bij Quintop, werkte mee aan de implementatie met specifieke aandacht voor alle mensgerelateerde zaken, zoals impact op medewerkers en de veranderingen voor de teams.
Nieuwe strategische rollen en GBS-transitie
De implementatie van het nieuwe Procurement Operating Model bestond uit twee aspecten: het bouwen van een nieuwe strategische commerciële inkooporganisatie en het bouwen van efficiënte teams verantwoordelijk voor de end-to-end transactionele werkzaamheden, zoals het aanvragen en verwerken van inkooporders. Om de beoogde commerciële inkooporganisatie neer te zetten werd deze opnieuw ontworpen en ingericht. Parallel hieraan werden de transactionele werkzaamheden in regionale Global Business Services (GBS)-centra georganiseerd. Deze werkzaamheden werden voorheen lokaal uitgevoerd, verspreid over verschillende landen, in verschillende systemen en volgens verschillende processen. Om het doel van efficiëntere uitvoering en een verbeterde gebruikservaring te bereiken, was het echter van belang het werk te centraliseren. Zodoende konden verdere standaardisatie, automatisering en optimalisatie worden doorgevoerd. Als gevolg van de transformatie naar het nieuwe Procurement Operating Model zouden in de landen rollen vervallen of veranderen én nieuwe posities in de GBS-organisatie ontstaan.
De rol van een Quintop High Potential
Quintop High Potential Linda Elfrink werkte als Global HR Transformation Coordinator nauw samen met de Global HR Business Partner Procurement. Als lid van het projectteam rapporteerde Linda over de voortgang en risico’s van de verschillende HR-activiteiten en deliverables vanuit de landen en bracht dit samen op mondiaal projectniveau. Scherpe coördinatie was onmisbaar, gezien de verscheidenheid aan lokale wetgeving en processen, met name rondom onderhandelingen met vakbonden en OR.
Een andere belangrijke activiteit van Linda was het coördineren van de recruitmentactiviteiten voor de staffing van de GBS-locatie in Polen. Op deze locatie werd een nieuw procurementteam samengesteld om de EMEA-regio administratief te bedienen. De EMEA-landen hadden hierbij als voorwaarde gesteld dat het GBS-team de lokale taal moest kunnen spreken. De uitdaging hier lag zowel in de diversiteit aan benodigde talen als de schaarste op de arbeidsmarkt voor sommige specifieke talen. Ook was er sprake van een hypercompetitieve markt: er was veel vraag naar GBS-/shared services-personeel. De transitieplannen om de procurementactiviteiten per land naar het regionale centrum te verplaatsen, inclusief de periode van kennisoverdracht, kenden een grote afhankelijkheid van het succes van recruitment. Linda werkte hierin nauw samen met het Poolse recruitmentteam en de transitiemanager. In haar rol had Linda zicht op de lokale procurementorganisatie en op de nieuwe GBS-organisatie. Daardoor kon zij vroegtijdig transitie-issues of risico’s met betrekking tot businesscontinuïteit signaleren. De procurementactiviteiten van het bedrijf moesten immers gewoon doorgang kunnen vinden gedurende de transitieperiode.
Een succesvolle transformatie als uitkomst
De transformatie naar het nieuwe Procurement Operating Model is voor de EMEA-regio succesvol en binnen de tijdslijnen uitgevoerd. De nauwe samenwerking tussen project- en recruitmentteam en de continue afstemming met de lokale en de regionale organisatie waren belangrijke succesfactoren. Door het inzichtelijk maken van de lokale staffing-voorwaarden en het recruitmentvermogen kon het projectteam op maat plannen maken en tijdig inspelen op risico’s. Met de inzet van Linda heeft Quintop een essentiële bijdrage kunnen leveren aan de realisatie van de transformatie naar een duurzame inkoopcultuur binnen de multinational.
