Probleemstelling
De klant had Workday geïmplementeerd voor een beperkt aantal landen maar niet op basis van global processen. Daarnaast ontstond er ondanks een aantal ingrepen en escalaties geen partnership tussen de klant en de Business Process Outsourcing (BPO) partij. Het resultaat was dat de verdere uitrol van Workday stagneerde én dat de services voor recruitment, HR administratie, HR IT beheer en global mobility niet aan de verwachtingen voldeden.
Uitdagingen
De klant had ene historie van mislukte HR Transformatie waardoor het vertrouwen van de organisatie en de wil om budget vrij te maken tot een dieptepunt waren gedaald. Het plan om het Target Operating Model in korte tijd via een ‘big bang’ live te brengen, introduceerde veel afhankelijkheden en risico’s om te managen. Maar boven alles, heeft deze grote HR Transformatie plaatsgevonden van begin 2020 tot zomer 2021. Vanwege de Covid-19 pandemie is dit programma 100% via virtuele samenwerking uitgevoerd.
De rol van Quintop
Het programma begon met een ‘Make or Buy’ advies. Wat was het beste voor de klant: uitbesteden aan een nieuwe partner of insourcen naar de reeds bestaande, interne Global Business Services (GBS) organisatie. Het advies om grotendeels te insourcen naar GBS werd overgenomen en daarna werden zes project gedefinieerd en budgettair goedgekeurd:
- Insourcing van de HR admin en global mobility services naar de interne GBS organisatie in Azië en Oost-Europa
- Transfer van recruitment naar een nieuwe Recruitment Process outsourcing (RPO) partner
- Insourcing HR IT beheer naar GBS Oost-Europa
- Implementatie van ServiceNow als case-management systeem
- Herimplementatie van Workday op basis van global processen
- Implementatie van een HR Data Lake voor consistente HR reportages.
Het programma van zes projecten ging live volgens de oorspronkelijke tijdlijn ondanks de Covid-19 pandemie. De basis voor verdere uitrol is gelegd waarop de overige landen daarna gaan aansluiten.
Het resultaat
Met het onderbouwde Quintop advies om te insourcen naar de interne GBS organisatie bepaalde de organisatie de richting van de HR Transformatie. Quintop was verantwoordelijk voor zowel het advies, het programma management als de PMO support.
