Explosieve groei zorgt voor nieuwe eisen
Dit familiebedrijf is het afgelopen jaar flink gegroeid. Hierdoor sloot het personeelssysteem niet meer aan bij de wensen van de huidige organisatie. Een nieuw aangeschaft personeelssysteem zou op 1 januari 2018 ‘live’ gaan. Met nog maar 2 maanden te gaan had de HR-afdeling extra mankracht nodig om deze verandering te realiseren en werd Quintop ingeschakeld. De opdracht was tweeledig: enerzijds het organiseren van de verandering en communicatie, anderzijds het bieden van ondersteuning bij de implementatie van het systeem.
De aanpak
Na zijn kennismaking met een aantal belangrijke stakeholders ging consultant Koen van Schaik meteen op volle toeren draaien. Hij begon met het ontwikkelen van een plan van aanpak, dat na enkele checks en feedbackmomenten snel was afgerond. Belangrijk was om de rest van de medewerkers binnen de organisatie zo snel mogelijk te informeren over de aanstaande verandering. Iedere medewerker zou immers te maken krijgen met het nieuwe systeem. Zij zouden bijvoorbeeld hun declaraties en verlofaanvragen in het nieuwe systeem moeten indienen en hun loonstroken moeten inzien.
Verschillende fasen
In de eerste fase was zijn werk ruwweg verdeeld in 80% communicatie en 20% implementatie. Gewapend met laptop en beamer onder zijn arm bezocht hij alle afdelingen en bedrijfsonderdelen. Niet alleen werd iedereen meteen geïnformeerd, maar tijdens deze bezoeken was er ook ruimte voor input over het nieuwe systeem. Na verloop van tijd verschoof zijn 80/20 inzet naar 20% communicatie en 80% implementatie. Mensen wisten steeds beter wat er ging gebeuren, waardoor er minder communicatie nodig was. Maar achter de schermen naderde de deadline snel en moest het nodige geregeld worden voor de implementatie.
En het resultaat?
Uiteindelijk gingen de kerstdagen voorbij en werd de overstap naar het nieuwe systeem op 1 januari 2018 een feit. Geheel volgens verwachting waren er na de overstap op beide vlakken nog wat kleine puntjes die aandacht nodig hadden. De laatste kleine bugs werden uit het systeem gehaald en de medewerkers die delen van de ontvangen informatie waren vergeten, werden geholpen met hun vragen. Ook op de HR-afdeling waren de verbeteringen direct merkbaar. Door de snelle communicatie en het centraal stellen van de eindgebruiker werden beide doelstellingen in het project bereikt. Met een klant waarvan de verwachtingen zijn overtroffen, is weer een project succesvol afgerond!