Colleagues agreeing when discussing work related topics

Succesvolle implementatie

Een continue workforce management systeem

Het project had betrekking tot de implementatie van Fieldglass, een HR-systeem dat zich focust op het beheren en aannemen van extern personeel voor een wereldwijde organisatie. 

Probleemstelling

Onze klant had te maken met uitdagingen bij het beheren van hun flexibele arbeidskrachten vanwege verschillende werkwijzen in elk land, beperkte wereldwijde processen en het ontbreken van ondersteunende systemen. De klant had al de keuze gemaakt voor Fieldglass als HR-systeem voor het beheren van flexibele arbeidskrachten en een ondersteunende technische partner. Met de keuze voor Fieldglass en de ondersteunende technische partner begon de implementatie. Quintop werd benaderd om de implementatie op een gestructureerde manier te leiden, door project- en changemanagement te bieden tijdens de implementatie.

Uitdagingen

De uitdagingen van dit project kwamen voort uit de diverse methoden voor het beheren van flexibele arbeidskrachten in verschillende landen. Dit resulteerde in de betrokkenheid van veel verschillende stakeholders met uiteenlopende eisen en lokale behoeften. Bovendien had elk land een unieke structuur, waarbij HR en inkoop verschillende rollen hadden bij het beheren van flexibele arbeidskrachten. Een bijkomend obstakel was het verzamelen van informatie uit diverse bronnen met betrekking tot de flexibele arbeidskrachten.

De oplossing

Om een succesvolle implementatie te garanderen, hebben we een standaard implementatieaanpak ontwikkeld als onderdeel van de wereldwijde uitrol. We begonnen met een pilotfase, gevolgd door de implementatie in de andere landen. De implementatie verliep in verschillende fasen, waarbij we maximaal met twee landen tegelijkertijd werkten. Voor elk land werd een inventarisatie uitgevoerd om de lokale behoeften en de verschillende stakeholders te identificeren die betrokken waren bij de implementatie. Op basis van deze informatie werd de implementatie aangepast met behoud van de overeengekomen aanpak. In het centrale projectteam werkten we nauw samen met de technische Fieldglass-implementatiepartner, HR en Inkoop en zakelijke vertegenwoordigers. Tijdens deze periode werkten we ook nauw samen met de lokale HR en inkoop en de zakelijke partners per land samen.

De rol van Quintop

We hebben een projectmanager geleverd die verantwoordelijk was voor het beheer van het projectteam, inclusief Fieldglass-experts, HR en inkoop, IT, verandering en communicatie, en de Managed Service Provider.

Het resultaat

De implementatie van Fieldglass is succesvol afgerond in de landen met de hoogste uitgaven aan flexibele arbeidskrachten, wat de basis legt voor verdere uitrol. We hebben wereldwijde gestandaardiseerde processen ontwikkeld, het beheer van de serviceprovider uitbesteed en validatie uitgevoerd voor elk land om ervoor te zorgen dat aan lokale behoeften werd voldaan. Het systeem omvat nu zowel het schrijven van uren als de facturering van flexibele arbeidskrachten.

Denkt jouw bedrijf ook na over het implementeren van een nieuwe HR Services tool? Quintop heeft een bewezen trackrecord op het gebied van Digitale Transformatie. Neem contact met ons op om te zien hoe we jouw organisatie kunnen helpen.

Vragen?