Quintop hielp een organisatie met het verbeteren van hun deelname aan de halfjaarlijkse gesprekken en het updaten van hun bedrijfshandboek. Deze organisatie certificeert bedrijven over de hele wereld voor hun “best practices”. Hun certificeringsprogramma stelt organisaties in staat de werkomgeving te beoordelen en te verbeteren.
Probleemstelling
Aan de halfjaarlijkse gesprekken werd niet veel deelgenomen. Het is belangrijk dat werknemers op frequente momenten open en vrij met managers spreken om de eenvoudige vraag “Hoe gaat het met je?” niet alleen professioneel maar ook op persoonlijk vlak te beantwoorden. De pandemie herhaalde deze boodschap nog eens en benadrukte het belang van een gezond welzijn van de werknemers. Het handboek van het bedrijf was in de afgelopen 7 jaar niet bijgewerkt en moest absoluut worden geactualiseerd. Daarnaast was er de wens om te zorgen voor een hogere interactiviteit.
Uitdagingen
Wat het handboek betreft, waren er uitdagingen met betrekking tot het halen van de deadlines en het aanhouden van de vooraf toegewezen termijnen. Het handboek was een leuk project, maar het vereiste veel herzieningen en veel mensen als contactpunten om het volledig bij te werken, aangezien het officiële informatie bevatte.
Oplossing
Het format van de vragen veranderde en werd voortaan via hun HR-systeem afgenomen, wat de toegankelijkheid verbeterde. De vragen werden nu geformuleerd om echte onderwerpen aan te pakken die aan het licht kwamen als gevolg van de aanpassing aan thuiswerken. De halfjaarlijkse gesprekken bleken succesvol te zijn door een hogere participatiegraad en bevredigende resultaten die, zodra ze live waren, aan het hele bedrijf werden gerapporteerd. Met betrekking tot het handboek werd halverwege het proces een interim HRBP ingeschakeld om te helpen met de werklast van het handboek. Door veel samenwerking binnen het bedrijf werd een handboek opgesteld dat door de organisatie zal worden gepubliceerd.
De rol van Quintop
Als junior PMO HR analist binnen deze organisatie hielpen we om structuur aan te brengen in de huidige HR-praktijk. Met onze pragmatische aanpak en passie voor het onderwerp mensgerichtheid hielpen we ook bij het vormgeven van de halfjaarlijkse gesprekken en verzamelden we data waarvoor we vervolgens inzichten creëerden uit de data. Verder hielpen we bij het aanpassen, herontwerpen en updaten van het bedrijfshandboek.
Het resultaat
Het resultaat: een gemoderniseerd en gloednieuw bedrijfshandboek en verbeterde halfjaarlijkse gesprekken die de betrokkenheid enorm verhoogden en hielpen bij de beoordeling van de algemene tevredenheid over de mensgerichte manier van werken van het bedrijf. De participatiegraad steeg van 27% naar 73%. Een andere interessante ontdekking was dat 67% van de deelnemers het komende half jaar tot jaar zou willen samenwerken of extra middelen zou willen opnemen om hun loopbaan te verbeteren om nu verder aan bod te komen binnen deze organisatie.
