Reorganisatie op zijn best

Reorganisaties zijn spannende trajecten en kunnen in veel bedrijven moeizaam verlopen. Een van Nederlands bekendste merken, Koninklijke Verkade, heeft onlangs ook een reorganisatie doorgevoerd. Gedurende alle stappen in dit proces heeft Quintop ondersteund met verschillende krachten. Zowel de wensen en behoeften van de opdrachtgever als die van de medewerkers kwamen hierin altijd op de eerste plaats. Dankzij die instelling is het Quintop gelukt om samen met de klant een optimale reorganisatie door te voeren voor alle betrokkenen.

Essentiele voorbereiding

Overzicht scheppen is bij een reorganisatie van cruciaal belang. Zonder strakke planning en begrip van de samenhang tussen verschillende processtappen is het traject gedoemd te mislukken. Daarom zijn we hiermee gestart en hebben we dit uitgewerkt in verschillende business cases. Ook een communicatieplan, nieuwe functieprofielen en een adviesaanvraag zijn opgesteld. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor de onderhandelingen met de vakbonden.

Continu stakeholdermanagement

Tijdens een reorganisatie als deze zijn er veel, diverse betrokkenen. Een OR, stuurgroep, managers, medewerkers en vakbonden moeten bijvoorbeeld actief betrokken worden. Andere partijen zoals klanten en leveranciers dienen te worden geïnformeerd. Regelmatige communicatie is het sleutelwoord. Vooral regelmatig overleg met de OR vergroot de kans op een positief advies. Duidelijke afstemming met de stuurgroep verzekert snellere besluitvorming. Heldere (proces)afspraken stimuleerden een open dialoog met vakbonden. Gedurende het traject bleek ook de kritische supportgroep (KSG) die bestond uit vertegenwoordigers van top- en middenmanagement van groot belang. Deze KSG fungeerde als klankbord en wist kritieke adviezen te geven op de juiste momenten. Zorgvuldige toepassing van continu stakeholdermanagement was van grote, positieve invloed op het resultaat.

Efficientie door ervaring

Nadat de OR de adviesaanvraag had goedgekeurd, begon het plaatsingsproces. Middels belangstellingsregistratie en meerdere soorten maatstaven werd vastgesteld hoe de toekomstige organisatie eruit zou komen te zien. Ervaring leerde ons hoe we het plaatsingsproces zo efficiënt mogelijk konden laten verlopen. Dit zorgde voor minder lange onzekerheid onder de medewerkers.

'Met de juiste ervaring, voorbereiding en betrokkenheid van A-Z maakt zelfs de meest uitdagende verandertrajecten gesneden koek.'

Begeleiding van A-Z

Vanaf het begin hebben we in zeer goede samenwerking met de HR-afdeling gewerkt aan het herkennen en omgaan met weerstand. Later hebben we ook geoefend met het voeren van interviews en slecht nieuws gesprekken. Zowel managers als medewerkers hebben hier positief op gereageerd. Bovendien hebben we na een uitgebreid selectieproces een ervaren derde partij ingeschakeld om het mobiliteitscentrum met ons in te richten. Hierbij heeft de behoefte om boventallige medewerkers zo goed mogelijk te begeleiden centraal gestaan. Daarnaast is en blijft nazorg voor degenen die binnen de organisatie zijn gebleven altijd een uitdaging. Gelukkig wordt hier nog steeds aandacht aan besteed, waardoor we tevreden kunnen terugblikken op het traject.

We zijn van begin tot eind betrokken geweest en hebben zo ondersteuning weten te bieden op alle vlakken. Deze aanpak maakt zelfs de grootste veranderingen gesneden koek.

Volgende project