Vier consultants van Quintop ondersteunden een grote financiële instelling in 2020 bij het proces omtrent bonusvaststelling en -uitkering. Het team verantwoordelijk voor dit proces kon extra handen gebruiken.
Betrekken van relevante stakeholders
De instelling heeft locaties wereldwijd. Dit betekent dat er sprake is van land-specifieke wet- en regelgeving, waardoor HR-data op verschillende wijzen wordt verwerkt en opgeslagen. Om die reden moest het bonusproces gestructureerd worden opgezet en de taken die hierbij komen kijken uiterst gedetailleerd worden uitgevoerd. Aangezien elk land beschikt over zijn eigen dataset, is het daarnaast van belang om lokale HR-managers bij het gehele proces actief te betrekken. Onze consultants hebben daartoe onder andere trainingen opgezet om de verschillende fasen en de doelen van het bonusproces toe te lichten.
Data, data, en nog meer data
Omdat het bonusproces grotendeels handmatig verloopt, ligt de focus voornamelijk op het optimaliseren van de datakwaliteit. Binnen het gehele proces zijn er dan ook verschillende momenten gewijd aan data-analyse. Onze consultants hebben hierin een grote rol gespeeld. De data die het team vanuit de verschillende landen ontving werd door hen gecheckt op juistheid en volledigheid. Op basis hiervan konden zij voorstellen doen met betrekking tot de totale hoeveelheid bonus die per bedrijfstak beschikbaar zou moeten worden gesteld. Deze voorstellen presenteerden zij aan het bestuur ter validatie en initiële goedkeuring.
Tevens hielpen onze consultants bij het opzetten en inrichten van het compensatiedeel van het HR-systeem van de financiële instelling. Alle verzamelde data werd hierin opgeslagen en beschikbaar gesteld aan lokale HR-managers. De rol die onze consultants hierbij vervulden was divers: ze coördineerden de datawijzigingsverzoeken vanuit de lokale HR-managers, controleerden deze op relevantie en juistheid, en vormden de brug tussen de business en het technische team dat de doorgevoerde wijzigingen in het systeem verwerkte. Zodoende hadden de lokale HR-managers bij aanvang van het daadwerkelijke bonusproces inzicht in onder meer het voor hen beschikbare budget, zodat zij de bonusvoorstellen voor hun medewerkers konden opstellen.
Procesevaluatie en -verbetering
Na afloop van het bonusproces organiseerden onze consultants zogenaamde Lessons Learned-sessies, waarin het gehele proces op interactieve wijze werd geëvalueerd. Op basis van deze evaluaties kwamen onze consultants met concrete verbetersuggesties, waarmee het team direct aan de slag kon. Zo werd er gewerkt aan het opstellen van een escalation policy, werd de interne en externe communicatie verbeterd en werden bepaalde processen na een gedetailleerde analyse vereenvoudigd. De inzet van Quintop was dan ook tweeledig: aan de ene kant konden onze consultants vanwege hun projectmanagementervaring op pragmatische wijze ondersteuning bieden bij het gehele proces; aan de andere kant wisten zij met hun analytische en frisse blik diverse verbeterslagen te maken. Zo hebben zij de financiële instelling geholpen om het volgende bonusproces nog een stukje effectiever en efficiënter in te richten en uit te voeren.
