Onze klant, een Nederlandse multinational, heeft ons opdracht gegeven om een nieuwe job catalogue in SuccessFactors te ontwerpen en te implementeren voor zowel de manufacturing als de supply chain business unit. Een job catalogue in SuccessFactors verwijst naar een gecentraliseerde database, die een uitgebreide lijst van functies binnen een organisatie bevat. Een job catalogue bestaat uit meerdere niveaus, waarbij elk niveau meer details over de functie beschrijft. Denk hierbij aan verantwoordelijkheden, vaardigheden en competenties. Het doel van een gestructureerde job catalogue is het stroomlijnen en standaardiseren van functie gerelateerde processen en gegevens binnen de organisatie.
Probleemstelling
De oude job catalogue structuur vertoonde verschillende problemen, die aangepakt moesten worden om de voordelen van een goed gestructureerde job catalogue te benutten. Ten eerste weerspiegelde de oude structuur de organisatie niet volledig. Ten tweede was de oude job catalogue niet voldoende beschrijvend en gaf de structuur weinig richting. Tot slot ontbrak het, door inconsistentie in de gegevens, aan een betrouwbare basis voor belangrijke HR-processen en bedrijfsondersteuning. Al met al ondersteunde de oude job catalogue structuur de business onvoldoende om inzicht te hebben in het personeelsbestand (verdeling van rollen, niveaus, expertises, etc.), rapportages en analyses te maken (de basis voor besluitvorming) en benchmarking te gebruiken om prestaties te vergelijken (tussen landen en regio’s).
Uitdagingen
Een van de uitdagingen die we in dit project zijn tegengekomen, lag bij het ontwerpen van de nieuwe job catalogue structuur. We moesten ervoor zorgen dat deze simpel, voldoende beschrijvend en alomvattend was. Ook moest de job catalogue de business representeren. Hiervoor hebben we dan ook de hulp ingeschakeld van de klankbordgroep, omdat zij veel meer kennis hebben van de (functierollen binnen de) business.
Een andere uitdaging waarmee we werden geconfronteerd, was het mappen van alle posities op de nieuwe job catalogue structuur. We hebben de mapping uitgevoerd op basis van de functietitel van de medewerker en de huidige job catalogue van de positie. Echter, de functietitels zijn niet gestandaardiseerd, wat inhoudt dat managers zelf een functietitel kunnen bedenken. Dit resulteert in een groot aantal verschillende functietitels, waaronder functietitels in een lokale taal.
In dergelijke gevallen kostte het veel tijd om te bepalen waar deze functietitel gegroepeerd moest worden.
De rol van Quintop
Het project begon met het herdefiniëren van de oude job catalogue structuur voor de manufacturing en supply chain business unit op alle 4 de niveaus (functie, functiegebied, functiefamilie en functieclassificatie). De herdefiniëring is gebaseerd op de overeengekomen richtlijnen voor de indeling van functies binnen het bedrijf. We zorgden ervoor dat de nieuwe job catalogue structuur in lijn was met de organisatiestructuur, de blauwdrukrollen en de rapportage- en analysebehoeften.
We stelden een klankbordgroep samen, die de operatie vertegenwoordigt, om ons te voorzien van feedback op onze ideeën en voorstellen. Nadat ons voorstel van een nieuwe job catalogue structuur was goedgekeurd door de klankbordgroep, hebben we alle medewerkers binnen de manufacturing en supply chain business unit gemapped op de nieuwe structuur. Tijdens dit proces hebben we de regionale HR-directeuren van het bedrijf betrokken en hen gevraagd naar eventuele feedback.
Gedurende dit project werkten we nauw samen met het Master Data Management (MDM) team van het bedrijf om ervoor te zorgen dat de nieuwe job catalogue structuur en de mapping van de medewerkers in SuccessFactors geüpload werden.
Na de upload in SuccessFactors hebben we People- en HR-managers geïnformeerd over nieuwe job catalogue structuur en de nieuwe manier van werken. We organiseerden online trainingssessies om hen door de nieuwe job catalogue te leiden en legden uit waarom het belangrijk is om de job catalogue op de juiste manier in te vullen.
Het resultaat
Dit project resulteerde in een goed gestructureerde job catalogue structuur in SuccessFactors, die bedrijfs-, proces- en systeembestendig is en erkend wordt als de enige bron van waarheid als het gaat om het toewijzen van functies aan gestandaardiseerde rollen. Dankzij dit project is er een betrouwbare FTE-rapportage in de manufacturing en supply chain business unit, met de mogelijkheid gedetailleerde rapportages te maken op basis van consistente roldefinities in verschillende landen en regio’s. Daarnaast zijn de analysemogelijkheden verbeterd door inzichten in rollen te combineren met andere relevante gegevensbronnen (volumeontwikkelingen, externe benchmarks etc.). Tot slot ondersteunt de nieuwe job catalogue structuur de besluitvorming en vereenvoudigt het de HR-processen voor People- en HR-managers (onboarding, inschaling en team management).
