Al enige jaren wil de organisatie de arbeidsvoorwaarden aanpassen en vooral moderniseren. In dat kader heeft Quintop Management Consultants een workshop arbeidsvoorwaardenbeleid gehouden met het MT en met de OR. Aansluitend daarop hebben MT en OR in een gezamenlijke sessie een aantal uitgangspunten geformuleerd. De tekst van die uitgangspunten is daarop vastgesteld. De volgende stap was om deze uitgangspunten te vertalen naar de modernisering van arbeidsvoorwaarden in een gezamenlijk traject van MT en OR. Doelstelling was om een ruwe schets op te stellen van de gemoderniseerde arbeidsvoorwaarden, waar MT en OR mee instemmen en die voldoende draagvlak heeft bij de medewerkers. Door ons was hiervoor reeds een globale voorzet gegeven. Deze is besproken en, met enkele aanpassingen, goedgekeurd.
Co-creatie als basis
De verdere aanpak betrof een co-creatietraject waarin MT en OR participeren. Zo’n traject kost meer tijd maar levert grote winst op in de fase van draagvlak realiseren en besluitvorming. We hebben voor het co-creatie traject drie hoofdonderwerpen onderscheiden:
- Duurzame inzetbaarheid en maatwerk
- Beloning
- Actualiseren en moderniseren van de tekst
Het proces
Op verzoek startten we met een informatiesessie waarin MT en OR uitleg gaven over de gezamenlijke uitgangspunten en het voorgestelde co-creatie traject.
Om het vervolg dit zo effectief mogelijk te laten verlopen begonnen we daarna met een startbijeenkomst voor alle deelnemers aan het co-creatietraject. Daarmee waarborgden we dat de aanpakken van de verschillende hoofdonderwerpen vergelijkbaar werden en de uitkomsten gemakkelijker combineerbaar tot één resultaat.
Per onderwerp werden één of meer co-creatiesessies gehouden. Wij bereidden die inhoudelijk en procesmatig voor, verzorgden de procesbegeleiding en legden de uitkomsten vast. Het ene onderwerp vroeg meer tijd dan het andere, daarom was de tijdsinvestering per onderwerp verschillend.
De uitkomsten van de co-creatiesessies werden gepresenteerd aan MT en OR. Vervolgens werd een gezamenlijke sessie gehouden met MT en OR, waarin de uitkomsten werden besproken en waarin besluitvorming plaatsvond. Het resultaat van deze gezamenlijke sessie werd vastgelegd in een ‘ruwe schets’, een document waarin de nieuwe arbeidsvoorwaarden op hoofdlijnen werden beschreven.
Co-creatie kon alleen maar plaatsvinden wanneer er een heldere basis lag. Daarom werd voorafgaand aan het co-creatietraject een inventarisatie gemaakt van de arbeidsvoorwaarden volgens een door ons gebruikt standaard format en worden data in kaart gebracht om noodzakelijke berekeningen te kunnen doen. Deze informatie diende als input voor de co-creatie.
Communicatie is key
Gedurende het traject werd, indien dat ondersteunend is voor het proces en voor het verkrijgen van draagvlak, veel gecommuniceerd. Hierover vond voortdurend overleg plaats met de opdrachtgever. Het co-creatie traject werd afgesloten met de presentatie van de nieuwe arbeidsvoorwaarden aan de medewerkers.
