Consultant Madelon Snel werd door de COO van Credit Exchange Groep gevraagd om een project management office (PMO) op te zetten en daarnaast enkele projecten op te pakken. De Credit Exchange Groep is een FinTech onderneming. Dit familiebedrijf is de afgelopen jaren in een hoog tempo gegroeid: van enkele tientallen medewerkers naar ruim 200. Met de toename van het personeelsbestand werd ook een behoefte aan structuur, proces- en projectmatig werken duidelijk. Het projectenbureau was een klein jaar eerder ingericht, maar fungeerde vooral als ‘klussenbus’, dat ad hoc op allerlei vraagstukken bijsprong.
Positionering en versterking PMO
Nadat er een overzicht van alle lopende projecten werd gemaakt, is vastgesteld wanneer er wel/niet sprake was van een project. Activiteiten die niet aan deze criteria voldeden, werden afgebouwd. Daarnaast werd een visie, missie en positionering voor het project management office opgesteld. Ook werd er een standaard proces voor de implementatie van klanten ontworpen en ingericht. Intussen startte Madelon een tweetal interne projecten op, namelijk voor de invoering van de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR) en het behalen van het Incasso Keurmerk. Al snel volgden gesprekken met relevante stakeholders, voornamelijk Business Unit Directors, om de rol en toegevoegde waarde van PMO toe te lichten. Daarbij was de vraag of en zo ja, op welke wijze PMO hen bij de realisatie van hun doelstellingen kon ondersteunen. Hierop werd PMO ook ingeschakeld voor projecten binnen de afdeling IT, waarvoor de PRINCE2 projectmethodiek als basis diende.
Robuust projectenbureau
Na 8 maanden staat er een robuust projectenbureau (PMO), met 3 gemotiveerde projectmanagers, dat een gewilde partner is voor het projectmanagement van klantimplementaties, groep brede operationele projecten en IT-projecten. Het PMO hanteert een standaard proces voor projectselectie, -uitvoering en -afronding. Daarnaast levert PMO een belangrijke bijdrage door het aanbrengen van structuur en door de samenwerking tussen afdelingen te faciliteren.
