Probleemstelling
Terwijl het HR Shared Services Centre (HR SSC) 14 landen in Europa moest ondersteunen, waren de kern HR processen nog niet ontworpen of gestroomlijnd. Rollen en verantwoordelijkheden voor lijnmanager, recruitment, HR Business Partners en HR SSC-team waren onduidelijk. Naast frustratie bij alle interne stakeholders resulteerde dit in onvolledige HR data, terugkerende problemen voor payroll- en benefits-processen en een negatieve Employee Experience.
Uitdagingen
Het HR SSC-team was sinds de oprichting een half jaar geleden niet succesvol. Er had geen overdracht plaatsgevonden vanuit de lokale teams in de landen. Daarnaast voelde de Europese HR community zich niet medeverantwoordelijk voor een goede Employee Experience in de HR-administratieve en payrollprocessen.
De rol van Quintop
Quintop begon met het creëren van een gedeelde visie op de ‘Moments that Matter’ in de Employee Journey. Hieruit hebben we de belangrijkste onderwerpen afgeleid voor het HR SSC om een goede Employee Experience te creëren. Vervolgens kwam het ontwerpen van de overkoepelende Europese processen voor ‘joiners-movers-leavers’ in een gedetailleerd procesflow, waarbij de actoren en activiteiten in elk proces van begin tot eind werden beschreven. Onnodige stappen werden geëlimineerd en mogelijkheden voor- verdere automatisering werden uitgewerkt. Het meest intensieve werk kwam daarna bij het in detail uitwerken van de pensioen- en benefit-activiteiten voor elk afzonderlijk land en de lokale uitzonderingen te definiëren die nodig zijn om compliant te zijn. Alles werd vervolgens gedocumenteerd in End-to-End Standard Operating Procedures (werkinstructies) die elke processtap voor het HR SSC in detail beschrijven.