De klant is een grote, wereldwijde speler in logistiek vastgoed. Het doel van de opdracht was het stroomlijnen en verbeteren van de HR processen uitgevoerd door het HR Shared Services Centre voor Europa. En daarmee bijdragen aan de algemene effectiviteit en efficiëntie van de HR-functie en tegelijkertijd de Employee Experience verbeteren.
Probleemstelling
Terwijl het HR Shared Services Centre (HR SSC) 14 landen in Europa moest ondersteunen, waren de kern HR processen nog niet ontworpen of gestroomlijnd. Rollen en verantwoordelijkheden voor lijnmanager, recruitment, HR Business Partners en HR SSC-team waren onduidelijk. Naast frustratie bij alle interne stakeholders resulteerde dit in onvolledige HR data, terugkerende problemen voor payroll- en benefits-processen en een negatieve Employee Experience.
Uitdagingen
Het HR SSC-team was sinds de oprichting een half jaar geleden niet succesvol. Er had geen overdracht plaatsgevonden vanuit de lokale teams in de landen. Daarnaast voelde de Europese HR community zich niet medeverantwoordelijk voor een goede Employee Experience in de HR-administratieve en payrollprocessen.
De rol van Quintop
Quintop begon met het creëren van een gedeelde visie op de ‘Moments that Matter’ in de Employee Journey. Hieruit hebben we de belangrijkste onderwerpen afgeleid voor het HR SSC om een goede Employee Experience te creëren. Vervolgens kwam het ontwerpen van de overkoepelende Europese processen voor ‘joiners-movers-leavers’ in een gedetailleerd procesflow, waarbij de actoren en activiteiten in elk proces van begin tot eind werden beschreven. Onnodige stappen werden geëlimineerd en mogelijkheden voor- verdere automatisering werden uitgewerkt. Het meest intensieve werk kwam daarna bij het in detail uitwerken van de pensioen- en benefit-activiteiten voor elk afzonderlijk land en de lokale uitzonderingen te definiëren die nodig zijn om compliant te zijn. Alles werd vervolgens gedocumenteerd in End-to-End Standard Operating Procedures (werkinstructies) die elke processtap voor het HR SSC in detail beschrijven.
Het resultaat
Het HR SSC-team werd in staat gesteld de afgestemde en gestroomlijnde joiners-movers-leavers processen voor 14 Europese landen uit te voeren. De processen konden effectief en efficiënt worden uitgevoerd, de kwaliteit van de HR-gegevens verbeterde en de problemen met payroll werden voorkomen. Tijdens het hele project bleven we gefocust op ons doel: zorgen voor een geweldige Employee Experience!
Heeft jouw organistie hulp nodig bij het ontwerpen en stroomlijnen van HR processen binnen het Shared Services Center? Met HR-operating model & GBS als één van onze expertises is Quintop de juiste partner om deze transitie binnen jouw organisatie te optimaliseren. Samen gaan we aan de slag, zonder het einddoel uit het oog te verliezen.
