Een grote online retailer was op zoek naar extra ondersteuning op het gebied van projectmanagement tijdens de technische implementatie van een nieuw HR systeem – AFAS InSite (inclusief de AFAS Pocket App). Het voornaamste doel van dit project was om een HR (IT) landschap te creëren dat eenvoudiger, soepeler en sneller is.
Probleemstelling
De organisatie wilde graag haar HR-dienstverlening optimaliseren door HR-processen zo veel mogelijk te automatiseren en minder afhankelijk te zijn van externe IT-leveranciers. Hoewel het project al was gestart en de verschillende teams bezig waren met de implementatie van het nieuwe systeem, was er behoefte aan extra ondersteuning bij de projectmanager. Doordat er veel moest gebeuren in een korte tijd, was het noodzakelijk dat een tweede Project Management Officer (PMO) werd toegevoegd, die verantwoordelijk zou worden voor de coördinatie van de teams, het bewaken van de planning en het opvolgen van acties.
Uitdagingen
De grote uitdaging was om het nieuwe systeem volgens planning op te leveren vóór de gestelde deadline. Er moest veel gebeuren in een korte tijd, waardoor het risico ontstond dat de deadline niet gehaald zou worden met de toenmalige bezetting. Ter illustratie, voor de deadline moest alle data van het oude naar het nieuwe systeem zijn overgezet. Daarnaast was het belangrijk dat de nieuwe processen werden ingericht op een compliant wijze, waarmee wordt voldaan aan alle Nederlandse wetgeving. Tot slot was het net zo belangrijk dat de lijnorganisatie werd opgeleid om met het nieuwe systeem te werken en dat alle stakeholders – dus ook de business – werd meegenomen in de verandering.
De rol van Quintop
Deze uitdaging vroeg om een expert op het gebied van projectmanagement: een PMO’er. De oplossing startte door middel van een globaal plan. Niet alleen het projectmanagement, maar ook het projectteam moest duidelijk voor ogen hebben wat de op te leveren producten zijn en wanneer deze moesten worden opgeleverd. Nadat dat helder was, was het de taak aan het projectmanagement om de afhankelijkheden tussen de verschillende op te leveren producten op te merken en de planning waar nodig aan te passen. Door dit vervolgens op te delen in kleinere onderdelen ontstond er een werkplanning, wat door het projectmanagement werd bewaakt gedurende de implementatie.
Goed leiderschap in zulke projecten is onmisbaar. Daarom heeft Quintop de leiding genomen op het gebied van projectmanagement: Met 25 jaar aan ervaring in projectmanagement is Quintop de juiste partner om structuur en overzicht aan te brengen in het project.. Onze senior projectmanager had dagelijks de leiding in verschillende project meetings, zowel 1 op 1 met de team leads als met de overige stakeholders binnen de organisatie. Onze junior Project Management Officer ondersteunde hierbij door onder andere de acties voortkomend uit de meetings dagelijkse op te volgen met de betreffende personen, een wekelijkse nieuwsbrief op te stellen voor het team en maandelijks de voortgang te monitoren via een Benefit Tracker en issue dashboard.
Het resultaat
Het resultaat dat wij als Quintop hebben behaald, samen met het team, was een succesvolle implementatie van het nieuwe HR-systeem binnen de gestelde deadlines. Hoe hebben we dit gedaan? Voor de Go-Live hebben we goed gemonitord in hoeverre de organisatie klaar was voor de verandering. Indien nodig hebben we tijdig bijgestuurd. Ook na de Go-Live hebben we structureel geëvalueerd in welke mate de change was geadopteerd door de organisatie.
Tenslotte hebben we een splitsing gemaakt welke topics binnen het project vielen en welke als optimalisatie moesten worden opgenomen door de lijnorganisatie na het project. Zodoende had de klant een goed vertrekpunt voor de komende maanden.
Heeft jouw organisatie hulp nodig om een HR-systeemimplementatie in goede banen te begeleiden? Wil jij een Project Management Officer die jou ontzorgt en extra ondersteuning biedt om de deadline te halen? Quintops aanpak is pragmatisch. Onze Quintoppers zijn pro-actief, kwaliteitsgericht en werken echt samen met jou als klant.
