We zijn benaderd door een bekende Nederlandse retailorganisatie om ondersteuning te bieden bij de implementatie van een nieuw HR- en Payroll-systeem (AFAS). We kregen de opdracht om projectmanagement en change en communicatie rol op ons te nemen.
Probleemstelling
De klant begon om verschillende redenen aan de implementatie van een nieuw HR-systeem. Ze waren op zoek naar een oplossing waarmee medewerkers en managers de dagelijkse HR-taken snel en gemakkelijk konden uitvoeren. Naast deze verbeterde gebruikerservaring en efficiëntie moest de oplossing ook bijdragen aan een standaardisatie van de HR-processen. Compliant processen en verbeteringen van het HR-systeemlandschap met meer geautomatiseerde integraties waren ook belangrijke drijfveren voor de verandering. Ten slotte wilde de klant de payrollprocessen weer in huis halen in plaats van ze uit te besteden.
Uitdagingen
Zoals ieder project kende ook dit project uitdagingen. Er waren strakke tijdslijnen met een vastgestelde Go-Live in januari. Daarnaast was de complexiteit van het project een uitdaging voor het relatief jonge projectteam.
De rol van Quintop
Als onderdeel van de implementatie hebben we gestandaardiseerde HR-processen ontworpen, de configuratie en tests beheerd en ervoor gezorgd dat systeemintegraties werden gebouwd. Het projectteam werkte nauw samen met de systeemimplementatieconsultants, de projectteamleden van de klant en andere stakeholders zoals Finance, Rewards, Talent Acquisition en de HR Services-organisatie. Ook de payrollprocessen werden opnieuw ontworpen en weer in huis gehaald. Verder werden HR- en payrollmedewerkers getraind. Tot slot kregen medewerkers en managers meer informatie via een communicatiecampagne en training.
Tijdens dit project vervulden we meerdere rollen, waaronder Project Manager, PMO (Project Management Officer) en Change & communicatie expert.
Onze Project Manager, die aan de klantzijde werkte, was verantwoordelijk voor het behartigen van de belangen van de klant en het aansturen van het projectteam en de consultants van de systeemimplementatiepartner. Bovendien creëerde de Project Manager een geïntegreerde planning die niet alleen de technische aspecten van het project omvatte, maar ook andere kritieke activiteiten aan de klantzijde. Gedurende het project lag de focus van de Project Manager op samenwerking, het betrekken van de juiste belanghebbenden en het afdwingen van beslissingen en sturing indien nodig vanuit de Stuurgroep.
De PMO zorgde ervoor dat het project goed gestructureerd was, dat alle taken werden bijgehouden en dat de algehele projectdoelen werden behaald. De Communicatie- en Veranderexpert creëerde communicatie- en verandermateriaal en organiseerde evenementen tijdens het project om iedereen op de hoogte te houden en betrokken te houden bij het project en de nieuwe HR-systeemoplossing.
Het resultaat
Quintop zorgde voor een succesvolle implementatie van een nieuw HR- en Payroll-systeem (AFAS) binnen een strak tijdschema van 8 maanden, inclusief het in huis halen van de payroll. De succesvolle Go-Live in januari 2023 was een belangrijke mijlpaal voor het project, aangezien het hele bedrijf kon profiteren van het nieuwe systeem. De nieuwe HR- en payrollprocessen zijn niet alleen efficiënt en compliant, maar ook gebruiksvriendelijk en geoptimaliseerd om de algemene gebruikerservaring te verbeteren.
Heeft jouw organisatie hulp nodig om de implementatie van een HR-systeem in goede banen te leiden? Wil je een projectmanager die je helpt met het ontwerpen van gestandaardiseerde HR processen, de configuratie en het testen beheert en zorgt voor het bouwen van de systeemintegraties? Onze Quintoppers zijn proactief, kwaliteitsgericht en werken echt samen met jouw als klant.
