Deze wereldwijde organisatie op het gebied van zakelijke software benaderde Quintop met het verzoek om een nieuwe HR-services tool, inclusief een medewerkersportaal, te implementeren voor hun nieuwe Global Business Services (GBS) Center.
Probleemstelling
De klant had besloten om niet langer uit te besteden en over te stappen naar interne Global Business Services. Om de HR-serviceprocessen binnen het bedrijf te ondersteunen en te voldoen aan de bijbehorende communicatie- en rapportage behoeften, was een nieuwe HR-services tool (ServiceNow) noodzakelijk.
Uitdagingen
Het doel van het bedrijf was om ServiceNow binnen vijf maanden te implementeren, aangezien het contract met de Business Process Outsourcing (BPO)-partner al was beëindigd. Daarnaast diende ServiceNow als een hulpmiddel om verdere digitalisering binnen het bedrijf te bevorderen. De uitdaging voor de projectmanager van Quintop was om de processen maximaal te optimaliseren voordat de services werden overgedragen aan het interne GBS-center. Daarnaast leverde de onervaren technische implementatiepartner weinig toegevoegde waarde op het gebied van procesoptimalisatie, waardoor Quintop naast projectmanagement ook expertise op het gebied van functionaliteit inbracht.
De rol van Quintop
Het was essentieel om de basisversie van het systeem (Minimum Viable Product of MVP) te ontwerpen en de juiste prioriteiten te stellen. Dit was noodzakelijk om binnen vijf maanden een bruikbaar systeem te ontwikkelen waarmee het nieuwe GBS-center in Portugal de HR-services van de BPO-partner kon overnemen. In workshops werden geoptimaliseerde HR-processen ontwikkeld, gevolgd door de formulering van de minimale vereisten (user-stories) voor het technische ontwikkelteam. Voorbeeldprocessen werden uitgewerkt en getest in samenwerking met de geselecteerde groep testers. Het nieuwe GBS HR-team werd tevens getraind voor de go-live. Na de succesvolle lancering van de ServiceNow MVP ging de Quintop-projectmanager samen met het GBS HR-team door met het uitbreiden van de portal, het ontwikkelen van nieuwe services en het verbeteren van bestaande services, met als doel standaardisatie, verdere automatisering en een verbeterde employee experience.
Het resultaat
Onder leiding van Quintop is de MVP van de nieuwe HR-services tool volgens de geplande tijdslijn succesvol live gegaan. Het GBS HR-team was gereed om de services voor 24 landen over te nemen. De projectmanager van Quintop bleef intensief betrokken gedurende een hypercare periode van een maand, waarna een uitstekende basis was gelegd. Deze projectmanager pakte vervolgens de verdere optimalisatiefases van ServiceNow op. Inmiddels is een nieuw, geïntegreerd serviceportaal live en worden bestaande services en processen verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Quintop heeft bijgedragen aan een cultuur van continue verbetering door middel van een agile samenwerking met een nieuwe technische implementatiepartner en met de interne stakeholders.
Denkt jouw bedrijf ook na over het implementeren van een nieuwe HR Services tool? Quintop heeft een bewezen trackrecord op het gebied van Digitale Transformatie. Neem contact met ons op om te zien hoe we jouw organisatie kunnen helpen.
